În Cariere

Cât e de productiv să fii multitasking?

multitasking

Desfășurarea cât mai multor activități în paralel, uneori foarte diferite între ele, este realitatea de fiecare zi a celor mai mulți dintre noi. Apărut ca o soluție la provocarea de a face față unei fișe a postului din ce în ce mai complexe, multitasking-ul nu mai este doar un rău necesar, ci a devenit o calitate „la modă” de trecut în CV.

Ce înseamnă să fii multitasking?

Pe scurt, a fi multitasking înseamnă a face două sau mai multe lucruri în același timp. Gândiți-vă la o dimineață obișnuită dintr-o zi de lucru: citiți e-mailul, verificați activitatea pe rețelele sociale, răsfoiți presa și, printre picături, adăugați câte un to do pe listă. Așa arată un proces banal de multitasking.

Totuși, dacă stăm să analizăm lucrurile cu atenție, ceea ce noi numim multitasking nu presupune a face mai multe lucruri simultan, ci a trece foarte repede de la o acțiune la alta. De fiecare dată când începem o acțiune în timp ce realizăm deja o alta, creierul nostru o pune pe pauză pe prima și trece la a doua, uneori într-o fracțiune de secundă. Astfel, dacă ar fi să găsim un concept care să redea exact acest proces, acesta ar fi serial tasking.

Timpul necesar tranziției de la o activitate la alta depinde în principiu de caracterul de noutate al acțiunilor pe care vrem să le desfășurăm în paralel și de gradul de similaritate între acestea.

Spre exemplu, dacă acum scriu un comunicat de presă pentru un client din zona IT, iar după două paragrafe mă întrerup pentru a scrie un text pe Facebook pentru un client din industria produselor pentru bebeluși, timpul necesar pentru a trece de la o acțiune la alta va fi, probabil, destul de îndelungat, pentru că va trebui să fac apel nu doar la alt set de cunoștințe, ci și la un alt registru al discursului. O să nuanțăm această problemă și mai jos.

Se pune însă următoarea întrebare: care este relația dintre productivitate și multitasking?

Părerile sunt, așa cum probabil vă așteptați, împărțite, așa că în cele ce urmează o să trecem în revistă câteva dintre beneficiile și limitările acestui mod de lucru.

Sursă imagine: Shutterstock

Beneficii

Matematic vorbind, capacitatea de a rezolva mai multe probleme în același timp crește numărul de probleme rezolvate într-o zi obișnuită de  lucru. Așadar, cifrele ar indica faptul că un angajat care are abilitatea de realiza mai multe acțiuni în paralel este unul foarte valoros.

Un alt beneficiu al multitasking-ului ar putea fi faptul că te obișnuiești cu distragerile. Că, prin exercițiu, înveți să treci rapid de la un registru al discursului la altul, de la un rol la altul și, mai ales, să nu te lași copleșit de „gălăgia” propriilor gânduri.

În plus, se spune că atunci când treci de la o sarcină de lucru la alta și iar înapoi, îți creezi o atmosferă mai dinamică, în care sunt șanse foarte mici să te plictisești.

Trimiți un e-mail, scrii un status pe Facebook, răspunzi la e-mail, scrii un paragraf dintr-un comunicat de presă și înapoi pe Facebook. Sună antrenant, nu? Chiar așa și este, cu condiția să fii pregătit în acest sens sau, după cum spuneam mai sus, acțiunile pe care le realizezi să îți fie foarte familiare, chiar automatizate.

Limitări

În tabăra celor care nu susțin multitasking-ul, unul dintre riscurile cele mai des invocate atunci când se analizează relația dintre capacitatea de multitasking și productivitate este scăderea atenției.

Persoanele care realizează mai multe acțiuni în paralel au un nivel de concentrare mult mai scăzut decât cei care realizează fiecare acțiune separat. Mai în glumă, mai în serios, am mai scris că ADD este afecțiunea de care suferim aproape toți în ultima vreme, cu precădere noi, cei care petrecem foarte mult timp în mediul online.

Tot legat de problema deficitului de atenție, un alt efect negativ al multitasking-ului este calitatea scăzută a acțiunilor pe care le realizăm în paralel. Micile erori de fiecare zi – atunci când apeși „Send” înainte să termini un e-mail, sau când pui o adresă în Cc în loc de Bcc – sunt puse pe seama faptului că, suprasolicitându-ne creierul să treacă de la o acțiune la alta, de la un rol la altul, îl obosim și nu mai dăm randament.

În plus, unele studii arată că timpul cumulat petrecut pe fiecare acțiune în parte este mai mare decât acela de care ar fi fost nevoie să le realizăm de la început la sfârșit, pe fiecare în parte. Trebuie menționat însă faptul că acest lucru depinde foarte mult de natura acțiunilor și de gradul de familiaritate a acestora.

Ce e de făcut?

Bun sau rău, multitasking-ul este realitatea de fiecare zi a celor mai mulți dintre noi. Să abordezi pe rând fiecare sarcină pe care o ai de făcut este un lux pe care majoritatea persoanelor nu și-l permit. Ceea ce înseamnă că trebuie să ne adaptăm și să găsim soluții la ceea ce se pare că poate fi o problemă. Ce putem face, concret, în acest sens?

  • Nu realizați în paralel acțiuni foarte diferite între ele. 

    Similaritatea poate privi nivelul de dificultate, gradul de familiaritate sau natura propriu-zisă a acțiunii.Spre exemplu, dacă sunteți la fel de abili în compune e-mailuri și texte pentru social media, creierul vostru va putea jongla cu ușurință între acestea, fără să riscați să fie afectată calitatea rezultatelor muncii voastre.

  • Unele activități nu se pretează la a fi tratate secvențial. 

    Spre exemplu, dacă aveți de scris un text pentru o broșură, un site, sau un newsletter și vreți ca rezultatul să fie un text creativ și persuasiv, atunci poate că ar fi mai indicat să vă ocupați doar de acesta, măcar până reușiți să îi gândiți un schelet final.Același lucru îl recomand și când vine vorba de creionarea unui plan de campanie, alternarea cu alte activități nu face decât să vă distragă și să vă scoată din „atmosfera” conceptului creativ.

  • Uneori, diversitatea poate ajuta.
  • E foarte important să vă dați seama când nu vă mai puteți concentra la un task precum cele prezentate adineauri și este necesară o gură de aer proaspăt. În această situație, este recomandat să treceți la o altă activitate, cu condiția să fie din categoria celor mai puțin solicitante și să reveniți ulterior, cu forțe proaspete.
  • Managementul timpului este esențial. 

    Mai ales atunci când avem de dus la bun sfârșit mai multe activități în aceeași zi. Am mai scris un articol pe această temă și o să mai scriu unul în viitorul apropiat, căci între timp s-a mai schimbat natura muncii noastre și volumul de activități zilnice pe care trebuie să le ducem la bun sfârșit.