În Cariere

Managementul proiectelor în domeniul IT

managementul proiectelor

Managementul proiectelor își propune să ofere o abordare structurată, un set de procese, pe care, dacă le urmăm, ne permit să avem o oarecare siguranță atunci când răspundem diverselor întrebări care apar frecvent: unde ne aflăm acum față de rezultatul scontat, care este destinația, dacă s-au schimbat așteptările sau condițiile pe parcurs, ce obstacole intuim că vom întâlni, care ar fi pașii următori sau de ce resurse am avea nevoie pentru a ajunge la final.

În articolul de azi vom discuta despre importanța managementului proiectelor în domeniul IT, ce cunoștințe și abilități trebuie să aibă cei ce coordonează astfel de proiecte, precum și cele mai frecvente greșeli ale începătorilor în domeniu.

Prin definiție, un proiect este o activitate de grup, temporară, având ca obiectiv un produs, serviciu sau rezultat unic și concret. Această delimitare clară a granițelor unui proiect în cadrul unei organizații oferă avantajul unui progres incremental și măsurabil, foarte atrăgător pentru top management: cât investim, care este calea de urmat, cum știm unde suntem și care este rezultatul așteptat. Datorită unicității proiectelor, gradul de incertitudine, mai ales în fazele inițiale, este foarte mare.

Ele reprezintă, de fapt, o proiecție (de unde și termenul de „proiect”), o construcție mentală, o speranță într-un anumit curs al evenimentelor și, după cum știm, oamenii nu se pricep foarte bine să prevadă viitorul.

Project management și domeniul IT

Sursă imagine: Shutterstock
Sursă imagine: Shutterstock

IT-ul este doar o industrie printre alte industrii care întreprind proiecte. Asemenea altor domenii, (construcții, automotive, oil&gas) proiectele IT au specificul și limbajul lor, metodologii care se aplică mai mult sau mai puțin bine. Cadrul general este însă același. Este nevoie de project management de calitate pentru a livra valoare în mod predictibil, pentru a oferi informații reale atât echipei, cât și managementului companiei și pentru a putea lua decizii bazate pe rezultate și metrici concrete. Până la urmă, PM este o disciplină care își propune să crească gardul de siguranță în condițiile unui mediu în continuă schimbare, punând la dispoziție un cadru în care calitatea răspunsurilor și, implicit, siguranța oferită de acestea sunt maximizate.

Riscurile absenței unui PM în cadrul proiectelor software

Se poate observa cu ușurință că, indiferent dacă privim din perspectiva top managementului, a echipei de proiect sau a furnizorilor, cu toții își doresc informații despre starea curentă și cu toții își doresc să fie implicați în definirea obiectivelor astfel încât interesele lor să fie reprezentate în mod corect.

Imaginați-vă rolul de manager de proiect ca fiind un nod care conectează mai multe rețele sociale, în care fiecare individ are o perspectivă ușor diferită asupra criteriilor de succes și asupra rezultatelor care i-ar maximiza valoarea obținută („stakeholders”).
rolul unui PM

Această reprezentare are avantajul de a clarifica într-un mod vizual și simplu rolul de conector-translator pe care managerul de proiect și-l asumă. Reducând numărul de canale de comunicare, se reduce zgomotul și se poate asigura un acces mult mai uniform la informație, asigurându-se o difuzie corecta și un mesaj consistent către toate grupurile de persoane implicate.

În absenta unui project manager, datorită exploziei numărului de conexiuni, calitatea informației se degradează (cu toții am jucat „telefonul fără fir”) și știm foarte bine că, în lipsa clarității, oamenii au tendința de a umple golurile cu păreri, ducând la cronicizarea zvonisticii.

lipsa unui PM-1

În lipsa unui PM, situația devine confuză rapid, devenind imposibilă separarea informației relevante de zgomotul opiniilor. Unde suntem, ce trebuie sa facem în continuare, unde trebuie să ajungem, devin întrebări la care fiecare persoană implicată în proiect va da un răspuns diferit, ducând la blocaj, acțiune neconcentrată, frustrare și fonduri risipite

Abilitățile unui project manager în domeniul IT

Sursă imagine: Shutterstock
Sursă imagine: Shutterstock

În unele cazuri, rolul de project management poate fi unul emergent; cineva din echipa de proiect, de obicei senior, preia responsabilitățile de comunicare și aliniere a tuturor persoanelor implicate. În altele, proiectul are un PM de profesie alocat special pentru acestă poziție. În funcție de riscul implicat, de amploarea proiectului și de specificul său, este posibil ca PM-ul să necesite cunoștințe tehnice avansate sau, dimpotrivă, în alte circumstanțe, un generalist cu o bogată cultură tehnică poate fi mai potrivit.

PM-ul face legătura între două nivele de abstracție diferite: cel al clientului și cel al echipei de proiect. El va trebui să poarte în mod fluent un dialog cu ambele tabere. În acest context, pentru un client foarte tehnic este extrem de important ca PM-ul să fie foarte tehnic, ori, în caz contrar, clientul va prefera să discute direct cu echipa de dezvoltare, reducând rolul managerului alocat la unul pur administrativ.

 

În ceea ce privește abilitățile, am putea să le împărțim în patru categorii distincte:

    • Cele specifice domeniului

Un project manager care livrează aplicații web, spre exemplu, sau jocuri pe calculator, va trebui să cunoască piața și tehnologiile folosite. În această categorie intră abilitățile tehnice de care vorbeam mai sus. Acestea îl vor ajuta să poarte un dialog consistent cu clientul, să poată veni în întâmpinarea cerințelor lui sau să înțeleagă nevoile echipei de dezvoltare și să comunice planul și riscurile aferente.

    • Cunoștințe de management de proiect

Includ atât cunoștințe despre metodologii (agile sau nu, ambele sunt necesare pentru a livra într-un mod consistent), metrici folosite în industrie, riscuri posibile, practici utilizate, cât și instrumentele uzuale (Kanban boards, Excel, Jira, MS Project).

    • Cunoștințe generale de management

Comunicare eficientă, management al timpului, coaching, măsurarea și managementul performanței, recrutare, marketing, PR. Deși, în cele mai multe cazuri, în companii există departamente diferite specializate în HR, marketing sau PR, un manager de proiect va colabora cu acestea și, cu cât va întelege mai bine procesele lor specifice, cu atât va maximiza șansele de succes ale echipei pe care o conduce.

    • Abilități personale fundamentale

Dorința permanentă de perfecționare, curiozitatea, gândirea critică, autonomia, abilitatea de a se automotiva, plăcerea de a interacționa cu oameni din diferite domenii de activitate și cu personalități diferite, abilitatea de a fi concis și de a transmite mesaje clare, încrederea în sine și curajul sunt doar câteva din caracteristicile pe care trebuie să le întrunească un PM.

Cele patru categorii de mai sus formează o piramidă, având la bază abilitățile personale fundamentale, fără de care perfecționarea permanentă sau relaționarea cu oameni diferiți ar fi imposibile, peste care se suprapun cunoștințele tehnice care îl vor ajuta să livreze valoare rapid și să câștige respectul colegilor. Abia la vârf găsim cunoștințele specifice de management de proiect și de management general, foarte utile pentru a asigura rezultate consistente în timp, optime, și pentru a putea contracta proiecte de dimensiuni din ce în ce mai mari.

Greșelile frecvente ale unui PM începător

Sursă imagine: Shutterstock
Sursă imagine: Shutterstock

De multe ori greșelile derivă din partea celor care pun în poziții de management de proiect persoane nepotrivite și din partea companiilor care propun planuri de dezvoltare piramidale, de genul „ca să evoluezi profesional, pasul următor este să ajungi într-o funcție de conducere”.

Managementul de proiect poate fi o carieră per se sau un rol pe care cineva și-l asumă, la un moment dat, în mod accidental, având opțiunea să revină la poziția tehnică anterioară fără a avea senzația de retrogradare. O astfel de poziționare ar ajuta managerii de proiect să nu se agațe de o profesie în care poate nu se simt confortabil sau nu consideră că ar putea avea rezultate excepționale pe termen lung.

Munca de manager de proiect nu este neapărat un efort direct productiv, de a genera hârtii; presupune relaționare cu oameni, livrare de mesaje inconfortabile, aliniere, empatie, menținerea încrederii în sine când situația pare că scapă de sub control, ascultare activă, prezență de spirit, abilitatea de a pune întrebări și nevoia de a înțelege ce se petrece în jurul tău. În acest context, greșeala pe care companiile o fac în mod frecvent constă în absența sprijinului pentru cei aflați la început în funcții de conducere.

Pe de altă parte, manageri de proiect aflați la început de drum nu știu să ceară ajutorul, nu sunt deschiși spre a învăța constant și nu pun întrebări de teama că vor pierde din imaginea pe care doresc să o proiecteze în exterior. Mai mult, își privesc poziția din punct de vedere combativ, în care pleacă la „luptă” – pe de o parte cu echipa, pe de altă parte cu managementul companiei. O astfel de poziționare conduce rapid la rezultate mediocre, dublate de extenuare. Din păcate, foarte mulți oameni talentați și motivați, nu știu să găsească suport în ceilalți și nu înțeleg că nu pot să răstoarne munții de unii singuri.

O altă greșeală este superficialitatea. Aceasta poate fi datorată neștiinței (lucru care se remediază), lipsei curiozității sau a sentimentului de responsabilitate personală (lucru foarte grav).

Revenind la piramida abilităților descrisă mai sus, cât timp aceasta se bazează pe un fundament solid, succesul este o chestiune de timp și răbdare de a trece peste dificultățile inerente oricărui început. Fiind curios, punând întrebări sau citind, informându-te în permanență, poți afla despre foarte multe situații care deraiază proiecte și, de aceea, aceste caracteristici personale sunt cu precădere deosebit de importante..

Sursă imagine: Shutterstock