În Inspirație

Toggl: Instrumentul care îţi simplifică ziua

toggl-logo-light-withbackground

Toggl este un instrument de time tracking şi raportare, extrem de uşor de folosit, care îţi poate simplifica simţitor munca, dacă eşti freelancer sau lucrezi într-o echipă/companie mică.

Câteva detalii despre acest tool util, pe scurt, înainte de a vedea efectiv cum să îl utilizezi:

  • Funcţionează pe Windows, Mac şi Linux, precum şi pe iOS şi Android.
  • Are aplicaţie de mobil şi de desktop, dacă nu vrei să-l foloseşti direct online.
  • Se integrează cu o mulţime de alte aplicaţii şi tool-uri online, pentru a-ţi uşura organizarea activităţilor – amintesc doar câteva: Teamweek, Trello, Asana, Basecamp, Worksection, Wunderlist, MiniCRM, Salesforce, Evernote, WordPress, G. Drive, Jira, Gmail.
    [Lista completă o găseşti aici.]
  • Are add-on pentru Firefox şi extensie pentru Chrome, care: îţi aminteşte să porneşti / opreşti trackingul, te ajută să continui un task cu un singur click;
  • Se poate adapta pentru metoda Pomodoro, ca să-ţi creşti productivitatea;
  • Porneşte şi se opreşte automat, odată cu pornirea / închiderea browserului, dacă aşa îl programezi.
  • Poţi găsi aici documentaţia pentru API-urile Toggl.
poza1

Din punct de vedere financiar, pentru echipe de sub 5 persoane, Toggl este gratuit, iar apoi există 3 pachete, de la 10$ la 59$ per utilizator pe lună.

Mie personal, versiunea de 10$ per utilizator mi se pare cea mai utilă, deoarece, comparativ cu versiunea free, are nişte facilităţi importante în plus: număr nelimitat de utilizatori, posibilitatea de a crea taskuri în cadrul unui proiect,  de a exporta rapoarte, de a asigna tarife orare per proiect şi altele.

 

De ce să foloseşti TOGGL ca tool pentru time-tracking?

  • Eşti freelancer sau parte dintr-o echipă / companie care nu şi-a dezvoltat un tool propriu pentru time-tracking.
  • Vrei să îţi monitorizezi activitatea pentru a deveni mai productiv.
  • Vrei să ai rapoarte rapide cu privire la activitatea pe care ai desfăşurat-o pentru un proiect / client.

Cum funcţionează TOGGL?

Timer-ul de la Toggl. Acesta înregistrează taskurile astfel:

  • „What are you working on” – aici de obicei descrii în câteva detalii activitatea pe care urmează să o faci (ai grija ca la exportul de rapoarte detaliate, de obicei apar aceste înregistrări). Exemplu: „Creare raport cuvinte cheie”.
  • Proiect (şi eventual şi sub-task al proiectului, dacă ai o versiune plătită, care te lasă să adaugi sub-task-uri în cadrul unui proiect). Exemplu: Project: www.websiteulmeu.eu, Task: Campanie Google Adwords ianuarie.
  • Tag – eu folosesc tag-urile pentru a înţelege mai bine nu doar la ce proiecte am lucrat, ci şi ce tipuri de activităţi am făcut într-o anumită perioadă. Exemplu:  PPC, Raportare.
  • Billable sau nu – din nou, o opţiune doar pentru conturi plătite, care îţi permite să asignezi valoare orară proiectelor, astfel încât, la finalul zilei, să vezi cât timp ai petrecut pe proiecte plătite şi cât pe proiecte neplătite. Aceasta opţiune te ajută să vezi şi ce venituri ar fi trebuit să obţii într-o anumită perioadă, astfel încât să poţi compara cu sumele facturate.
Poza2

 

Proiectele: Poţi adăuga proiecte din tab-ul Projects.

În momentul în care adaugi un proiect, poţi selecta un client căruia îi aparţine (un client poate avea mai multe proiecte), poţi asigna doar anumiţi membri ai echipei pentru rezolvarea lui, îi poţi atribui o anumită culoare.

De asemenea, poţi alege ca proiectul să fie public (ceilalţi membri ai echipei îl văd, dacă eşti parte dintr-o echipă) sau privat.

Poza3

 

Poţi arhiva proiectele care nu te mai interesează, iar pentru cele „active”, poţi vedea diverse statistici: cât ai lucrat până în prezent în total, cu cât ai depăşit timpul alocat, cum ai performat pe diverse taskuri individuale, cât din timp a fost facturabil şi cât nu etc.

 

Poza4

 

Membrii echipei: Daca ai mai mulţi colegi, îi poţi organiza în echipe, astfel încât să poţi asigna mai uşor lucrări.

Spre exemplu, poţi avea echipa creativă şi echipa tehnică, fiecare cu membrii ei. Un utilizator poate face parte din mai multe echipe.

 

Rapoartele: Poţi scoate diverse rapoarte din Toggl – pe o anumita perioadă de timp, pentru un anumit proiect, pentru un anumit utilizator, pentru un anumit task, pentru un anumit tag, sau pentru un anumit cuvânt căutat.

Poţi obţine si rapoarte combinate, prin îmbinarea mai multor factori.

Partea bună este că sunt plăcute vizual: columns şi pie charts; în plus, ele se pot exporta (în versiunea plătită), în formate pdf, csv sau xls.

Poţi salva rapoarte şi direct în cont, pentru a fi folosite în viitor.

 

poza5

 

Cum m-a ajutat pe mine TOGGL?

Ca small business owner, mi-a simplificat foarte mult diverse procese:

  • Raportarea către clienţi
  • Analiza performanţelor per proiect
  • Analiza timpilor de lucru pentru îmbunătăţirea procesului de estimare 

În plus, m-a ajutat să monitorizez mai bine eficienţa de-a lungul zilei şi să optimizez/automatizez anumite activităţi.


Roxana Olaru, Partener @CREADIV 
roxana-olaru

Îmi împart timpul între agenția online CREADIV,

activități de voluntariat, evenimente, cărți, prieteni și

sport.