În Tips & Tricks

10 resurse online gratuite pentru a-ți îmbunătăți workflow-ul

proces de lucru

Trăim deja nu în epoca vitezei, ci a simultaneității – totul trebuie să se întâmple în timp real la locul de muncă, echipele de lucru să comunice intuitivo-telepatic și sarcinile zilei de azi să fie terminate de ieri. Fie că ești freelancer, fie angajat (sau poate încă student), cu siguranță ai motive puternice de a-ți dori să îți pui ordine în gânduri și în sarcini pentru a deveni cât mai eficient.


(Un articol resursă, marca evenimentului Carieră în Ctrl: Angajat VS Freelancer)

Îți prezentăm mai jos câteva resurse care îți vor fi utile indiferent dacă ai o meserie creativă sau ești specializat într-o ramură exactă.

Două stiluri de lucru

 

Când un proiect mare și greu te presează, ai două alternative (renunțarea nu este una dintre ele, nici epuizarea):

 

  1. Să înghiți elefantul bucată cu bucată – adică să îți împarți proiectul în taskuri mărunte ordonate în serie, pe o perioadă mai lungă de timp. Cu alte cuvinte, varianta “muncitorească”.
  2. Să organizezi o petrecere de elefanți, după expresia lui Mike Martel – ceea ce presupune să lucrezi în paralel, divizând proiectul în părți substanțiale pe care să le încredințezi câte unei persoane din echipă. Este varianta “specialiștii la lucru”.

 

Avantajul celei de-a doua opțiuni este că ia în considerare un mare adevăr: acela că oamenii tind să se plictisească repede atunci când lucrează la un proiect ce pare nesfârșit și, în cele din urmă, abandonează sau pun proiectul pe modul de autodistrugere. Pe de altă parte, atunci când observăm că am realizat ceva semnificativ pe drumul spre completitudine, devenim mult mai motivați să ducem totul la bun sfârșit.

 

Suntem făcuți să lucrăm în echipă, iar dacă împrejurările nu permit aceasta, s-ar părea că efortul susținut, de unul singur, pentru a termina câte o sarcină mare o dată, înainte de a-ți permite o pauză și o schimbare de registru, este mai benefic decât abordarea aceluiași volum de muncă în pași mărunți. Aceasta, cel puțin, atunci când vorbim despre industria IT și creativ-digitală.

 

project completed

 

Din fericire, la drept vorbind, nu suntem niciodată singuri. Fie că muncești în echipă sau solo, există numeroase instrumente și resurse online pentru productivitate care te pot ajuta să ajungi la un rezultat fericit prin organizare.

 

… și 10 instrumente utile pentru productivitate

 

Este vorba, în principal, despre instrumente online gratuite de comunicare, de stimulare a creativității și de gestionare a sarcinilor. Poate că pentru unii este suficient un pix și un teanc de post-it-uri. Alții se simt în largul lor doar atunci când au în față o consolă complexă de project management perfect organizată. Pentru cei aflați la mijloc, care găsesc mai practice instrumentele online decât hârtia și creionul și, totodată, nu dispun de un mediu informatic propriu firmei gata configurat, uneltele online gratuite sunt o mină de aur.

 

Funcționalitățile principale pe care trebuie să le includă un instrument pentru optimizarea proceselor de lucru sunt:

 

  • organizarea elementelor și a sarcinilor (atribuirea, ierarhizarea și supravegherea lor în evoluție)
  • calendar și/sau time tracking
  • mesagerie în echipă sau privată
  • încărcarea de fișiere multimedia
  • anumite integrări utile (de exemplu, cu clientul de e-mail)
  • nu în ultimul rând, elementul “zen”.

Ceea ce caută cei mai mulți utilizatori sunt instrumente ușor de adoptat și de folosit. Desigur, ușurința și simplitatea sunt parametri subiectivi. Orice sistem online cu care faci cunoștință își are curba sa de învățare; totul este să fii sigur că oferă opțiunile pe care le căutai, iar apoi să îți acorzi timp pentru a-l “dresa” și adapta la stilul tău preferat de lucru.

 

Management de proiect în sistem Scrum

 

Scrum este, și în 2016, una dintre cele mai populare metodologii de lucru în domeniul IT derivate din Agile. Instrumentele de gestionare a proiectelor Scrum ajută la urmărirea și raportarea progresului în timp și procentual, permit comunicarea de feedback și taskuri între membrii echipelor și facilitează evaluarea performanței de lucru.

 

Taiga.io

 

Cu o interfață elegantă și geekish, Taiga oferă uneltele de care ai nevoie atunci când lucrezi în sistem iterativ: un wiki pentru păstrat documentația proiectului tău, liste de taskuri, gamification, integrări și un API solid.  

 

Acest instrument este gratuit pentru 1 proiect cu până la 4 membri ai echipei.

 

Icescrum

 

Icescrum este gratuit atunci când alegi să îl găzduiești local (funcționează pe Windows, Mac și Ubuntu) și are un cost începând de la 7,9 euro pe lună pentru varianta în cloud.
Organizat pe permisiuni în funcție de rolurile din cadrul echipei (Product Owner, Scrum Master, team member sau stakeholder), Icescrum oferă un sistem foarte bun de task management și raportare Agile.

don't stop

Management de sarcini stil Kanban

 

Kanban se bazează pe modul vizual de trasare a sarcinilor și de urmărire a evoluției lor către completitudine. În timp ce formatul clasic Kanban presupune un panou cu post-it-uri scrise de mână, instrumentele online oferă același tablou vizual cu un plus de ușurință în utilizarea chiar și de la distanță.

 

Trello

 

Recunosc, sunt puțin subiectivă aici: și noi utilizăm acest instrument, alături de altele, la proiectele Ctrl-D și este, cu siguranță, în topul preferințelor noastre. Este un vot de încredere pe care i-l acordăm pentru simplitatea interfeței bazate pe liste de carduri drag & drop pentru taskuri și caracterul său colaborativ.

 

Trello este vizual, intuitiv și îți oferă o viziune de ansamblu asupra proiectului – cu un minim efort de personalizare inițială.

 

Producteev

 

Dacă îți dorești un tool puternic și ușor de sincronizat cu orice dispozitiv sau sistem de operare, Producteev este pentru tine. Este instrumentul potrivit pentru echipele care lucrează de la distanță.

 

Organizare tip Waterfall

 

Sistemul secvențial (non-iterativ) de organizare a taskurilor se bazează pe tabele Gantt, care permit organizarea fazelor proiectului în mod vizual, dimensiunea timp fiind cea mai importantă.

 

Tom’s Planner

 

Este un foarte bun generator online gratuit de tabele Gantt care funcționează și pe Android, iPad și iPhone. Pe lângă faptul că este simplu de configurat de la zero, Tom’s Planner oferă și o serie de template-uri gata făcute, grupate pe domenii de interes: web design, evenimente, startup-uri și chiar organizare de nunți sau vacanțe.

 

Iar dacă ești genul mai DIY, Google Drive Spreadsheets îți poate fi un aliat de nădejde.

 

Spațiu de stocare și de luat notițe

 

Cu toții avem nevoie de un loc de depozitare – pentru resurse multimedia, idei, documente. Iar dacă acel mediu de stocare se află în cloud (deci te eliberează de hardware-ul inutil care îți ocupă spațiu fizic) și permite colaborarea cu membrii echipei de pe orice dispozitiv, este ideal.

 

Dropbox

 

Regele stocării de materiale online nu putea să lipsească de pe această listă. Dropbox își merită renumele pentru simplitatea și accesibilitatea sa, care vine mână în mână cu spațiul generos disponibil gratuit. Să nu uit să menționez, este încă un instrument pe care și echipa noastră îl folosește cu spor de mult timp.

 

Quip

 

Pentru că nu mai pot include Evernote pe această listă din cauză că, de curând, ei au anunțat restrângerea drastică a funcționalității și integrărilor de pe planul gratuit, vă propun un serviciu alternativ cu o echipă ambițioasă în spate: Quip. Acesta permite luarea de notițe în format rich media și sincronizarea lor colaborativă cu orice dispozitiv.

 

Managementul timpului și al nivelului de productivitate

 

go fucking work

 

Pentru cei care lucrează în freelancing, time trackingul este adesea corelat direct cu facturarea serviciilor prestate către clienți. Pentru angajați, este o condiție uneori impusă de către management, alteori autoasumată pentru un nivel mai bun de productivitate. Indiferent care este formula ta de lucru, gestionarea timpului este o calitate esențială pentru a fi fericit la locul de muncă, iar instrumentele de urmărire și management al timpului te ajută să faci asta în mod corect.

 

Pe lângă time tracking, există și anumite instrumente care te ajută să scapi de procrastinare (cu alte cuvinte, “pun biciul pe tine” în mod simpatic și folositor).

 

Tomato Timer

 

Este un instrument online care utilizează tehnica Pomodoro, ce presupune perioade de lucru de câte 25 de minute, urmate de câte o pauză scurtă (5 minute) după fiecare ciclu și una mai lungă (10 minute) după 4 cicluri de lucru. Metoda funcționează bine pentru că se potrivește cu ritmul natural de concentrare al oamenilor, care nu poate fi susținut pentru mai mult de 25 de minute odată.

 

Paymo

 

Paymo oferă un time tracker care se poate instala local sau utiliza în browser și o consolă a contului unde se centralizează listele cu timpi realizați pe parcursul unei săptămâni sau luni. Este o aplicație creată de o echipă de români.

 

Go Fucking Work

 

Dacă ești tentat să pierzi prea mult timp pe Facebook/Reddit/9GAG/… (adaugă tu suspecții de serviciu), atunci cred că este momentul să-ți instalezi această extensie pentru Google Chrome, pe numele ei Go Fucking Work. Ea îți va bloca pur și simplu site-urile pe care dorești să le eviți, în momentul în care faci gestul reflex de a intra pe ele, înlocuindu-le cu un mesaj drăgăstos și sugestiv de tipul “Stop being an unproductive little shit”. Crede-mă, funcționează perfect.

Echivalentul lui Go Fucking Work pentru Mac este aplicația Self Control. Să nu zici că nu ți-am spus.

“Nu aștepta; niciodată nu vei găsi momentul perfect. Începe de acolo unde te afli și lucrează cu orice instrumente ai la dispoziție, iar instrumentele mai bune vor apărea pe măsură ce avansezi.” George Herbert