În Tips & Tricks

Trello: Funcţionalităţi şi utilizări în procesul de lucru

trell-dog

Într-un articol anterior, spuneam că orice bun instrument online pentru eficientizarea proceselor de lucru trebuie să cuprindă anumite funcționalități de bază: gestionarea sarcinilor, calendar și/sau time tracking, încărcarea de fișiere multimedia, anumite integrări utile și acel element “zen” care te face să constați că, într-adevăr, tool-ul cu pricina îți simplifică viața.

Trello, personajul principal al acestui articol, se ocupă de toate cele de mai sus, într-o interfață practică și ușor de îndrăgit.

Este vizual, intuitiv și cere doar un minim efort de personalizare inițială, spre deosebire de alte instrumente din domeniu.

Trello este freemium, aceasta însemnând că oferă:

• un plan gratuit, care cuprinde un număr nelimitat de boarduri (publice sau private), liste, carduri și membri, dar permite încărcări de fișiere doar în limita a maximum 10MB din surse locale și include o singură integrare cu alte servicii (Power-Up) per board

• un plan business ($9.99/lună) care ridică limitarea de la capitolul integrări, permite încărcări de până la 250MB și asigură diverse opțiuni suplimentare de securitate

• un plan enterprise, pentru amatorii genului.

Odată ce îl adaptezi la necesitățile tale, acest instrument online deține capacitatea de a te face mai productiv la locul de muncă.


Ce este și cum arată Trello?

Trello a fost creat după chipul și asemănarea panourilor de post-it-uri din sistemul clasic Kanban. 

 

Este un instrument online de colaborare și management al proceselor de lucru, menit să-i slujească pe project manageri și echipele lor (și nu numai pe ei).


Pare cam uscat și impersonal? 
Te asigur că este chiar contrariul: isteț și eficient, dar și simpatic și extrem de abordabil. Prototipul colegului de birou perfect. Vorbesc din experiență… căci și noi utilizăm cu succes Trello la proiectele Ctrl-D, mai ales în organizarea de evenimente.

 

Dacă ești mai puțin familiarizat cu stilul de lucru Kanban, e suficient să știi despre acesta că este un sistem iterativ de organizare a sarcinilor în echipa de lucru, bazat pe reprezentarea lor vizuală.

 

În Kanban, sarcinile sunt cel mai adesea scrise pe mici post-it-uri colorate, care se lipesc pe unul sau mai multe panouri ce grupează categoriile de sarcini din cadrul proiectului la care se lucrează.

trello1

În funcție de stadiul în care se află sarcinile pe traseul spre completitudine, post-it-urile ajung să fie mutate dintr-o parte în alta, completate, lipite și dezlipite, aruncate la coș și poate, uneori, chiar scoase de acolo.

 

În această jonglerie cu bucățelele de hârtie stă parte din farmecul sistemului Kanban.

 

Creatorii Trello și-au propus să păstreze conceptul de post-it-uri pe perete, cu simplitatea sa jucăușă, și să îl transpună în interfața online a platformei sub formă de carduri drag & drop, care se pot permuta de la o listă de sarcini la alta.

 

Și nu este singura surpriză frumoasă pe care o oferă acest instrument online de project management.

trello2

 

Ce opțiuni de bază oferă Trello?

Numeroase organizații, agenții, instituții și companii din întreaga lume lucrează în stil Kanban – iar zilnic, peste 1 milion de utilizatori deschid Trello pentru a-și ține evidența proiectelor în care sunt implicați.

 

Desigur, mai există și alte aplicații și platforme de project management în stil Kanban, dar Trello cucerește din multe motive,  printre care:

 

  • Colaborarea facilă pe taskuri în timp real, indiferent de loc, device sau sistem de operare (este și perfect responsiv).
  • Ușurința cu care poți începe lucrul, fără a te îngloda în tot felul de setări inițiale și amănunte nesemnificative.
  • Adaptabilitatea față în față cu numeroase scenarii și contexte de utilizare.

Cele mai importante opțiuni pe care le-am utilizat în Trello sunt cele de mai jos.

 

  1. Boardurile (panourile) – Listele de sarcini – Cardurile (sarcini individuale)

În momentul în care intri într-un board, poți vedea dintr-o privire toate listele și cardurile proiectului respectiv, cu persoanele care sunt responsabile de ele și marcate coloristic în funcție de prioritate sau urgență.

trello3

 

2. Etichetarea membrilor pe carduri, în descrieri și în comentarii

Poți să te adresezi precis fiecărui membru prin opțiunea de tagging. Aceasta este utilă și în ceea ce privește notificările – vei putea să îți triezi taskurile despre care ești atenționat (doar cele care te privesc pe tine).

trello4

 

3. Calendar și notificări în apropierea deadline-urilor

La fiecare card, există posibilitatea de a adăuga Due date, adică deadline-ul taskului. Atunci când acea dată se apropie, cardul va fi marcat cu o culoare sugestivă (portocaliu, apoi roșu), iar membrii care se ocupă de task vor fi notificați.

 

4. Template-uri pentru diverse scenarii de utilizare

Galeria Trello cuprinde numeroase modele predefinite de board-uri pe care le poți importa în contul tău, extrem de utile pentru domeniile stardardizabile.


Spre exemplu, pentru marketeri au fost concepute template-urile de
Newsletter săptămânal, Idei de articole pe blog sau Calendar editorial.

 

5. Integrări cu alte servicii online

Trello lucrează bine în colaborare cu instrumente online precum Gmail, Dropbox, Github, Slack, MailChimp, Salesforce și multe altele.

 

6. Notificări personalizabile

Trello îți trimite multe notificări – de fiecare dată când se petrece ceva în aria ta de interes.

 

Poți alege să îți activezi sau să dezactivezi notificările desktop (mici mesaje care apar în colțul din dreapta jos al ecranului), precum și cele mobile (dacă ți-ai instalat aplicația de Android, respectiv iOS).

 

În privința alertelor de e-mail, poți selecta frecvența cu care să le primești: în timp real, o dată pe zi sau mai rar.

 

7. Stickere, imagini de fundal și alte accesorii

Pentru că nu se știe cum ar fi viața fără câte un smiley mare și galben la locul potrivit.

trello5

 

Dacă am descris punctele la care Trello excelează, acum să vedem și la ce șchiopătează. M-am lovit de două aspecte “contra” demne de menționat:

  1. Nu cuprinde mesagerie în echipă sau privată. Compensează, parțial, prin capacitatea de etichetare a membrilor în comentariile pe carduri.Dacă folosești Trello și funcția de chat este foarte importantă pentru tine, poți alege să activezi integrarea cu Slack sau HipChat.
  2. La început, ți se poate întâmpla să fii copleșit de cantitatea notificărilor pe care le primești. Există numeroase opțiuni prin care poți controla exact câte și care dintre notificări își fac drum spre inboxul tău, dar această personalizare intră în contul micii investiții inițiale de timp despre care spuneam că îți va fi necesară.

 

Utilizări

Mai jos sunt trei scenarii de utilizare posibile pentru Trello, dar paleta lor este cu mult mai largă.

 

  1. Marketing și PR

Cu ajutorul Trello, te poți ocupa de gestionarea unei campanii de promovare la zero.

Ea poate începe cu faza de research, când se pot crea carduri cu concluziile cercetărilor pe diverse domenii.

În continuare, se face o planificare cronologică a taskurilor în etape de lucru, prin liste separate cu fiecare etapă, arhivate după realizare – teasing, poziționare și branding, diverse campanii de marketing pe categorii de public, vânzări etc.

Cardurile (taskurile) pot fi specifice unei anumite liste (etape) sau se pot muta de la o listă la alta atunci când este vorba despre activități recurente cu diverse deadline-uri intermediare.

Echipa cuprinde persoane pe mai multe roluri, spre exemplu: cineva scrie articole pe blog, altcineva administrează conturile de social media și se ocupă de relațiile cu presa, iar o altă persoană gestionează campaniile de publicitate plătită.

Fiecare persoană este etichetată la cardurile reprezentând taskuri care o privesc, iar la cele privind research-ul și planificarea pot participa cu toții.

 

  1. Web development

Un proiect de web dev poate fi administrat foarte eficient prin Trello.

Spre exemplu, business analyst-ul împreună cu project managerul definește specificațiile inițiale și creează cardurile aferente, după care membrilor echipei de implementare li se atribuie taskurile aferente.

Listele pot urmări etapele specifice procesului de web development, de la implementare la testare, și se pot face mai multe iterații.

 

  1. Proiecte extra job

De la planificări de vacanțe, la renovări prin casă și chiar organizare de diverse evenimente, Trello te ajută să fii mai organizat și în plan personal. 

 

În loc de concluzie

 

La începutul anului 2017, a fost anunțată preluarea Trello de către gigantul Atlassian, el devenind astfel “fratele vitreg” al lui Jira, un alt sistem cunoscut de project management.

Ce urmează? Fondatorii țin să ne asigure că produsul în sine nu va fi alterat ci că, dimpotrivă, odată cu noua infuzie de capital i se vor aduce îmbunătățiri la capitolul integrări și nu numai.

Ultima dată când am verificat, Trello era exact la fel de intuitiv și flexibil pe cât îl știam, așadar la lista de recomandări călduroase de care se bucură deja, o adaug și pe a mea.