În Tips & Tricks

Cum pregăteşti şi redactezi un comunicat de presă

comunicat de presa

Orice curs de relații publice are un capitol dedicat comunicatului de presă în care sunt prezentate regulile de bază pentru scrierea lui, pe care e bine să le știi. Totuși, când te așezi în fața unui Word gol, regulile pot părea cam rigide, iar tu să nu știi de unde și cum să începi.

Acest material face parte din: Tema lunii iunie


Am adunat de aceea în continuare câteva sfaturi practice despre scrierea unui comunicat de presă bun, sfaturi adunate în ani, din încercările mele și ale altora.

 

În primul rând, nu cred că trebuie să vorbim strict despre redactarea unui comunicat, cât mai mult despre gândirea și apoi scrierea lui.

Partea de pregătire este foarte importantă, iar dacă o faci bine îți ușurezi mult munca din partea a doua.

 

Am împărțit de aceea sfaturile în două etape:


Etapa pregătirii


În primul rând, trebuie să cunoști foarte bine subiectul despre care vei scrie.

Adună-ți cât mai multe informații din interiorul companiei și asigură-te că înțelegi cât mai bine toate implicațiile.Dacă ție nu îți este clar, nici nu vei putea comunica clar mai departe.

 

Vorbește cu toți colegii implicați în subiect.

Dacă este vorba despre un anunț ce ține de angajați, de exemplu, implică și HR managerul.

Dacă este un subiect tehnic, din nou, discută cu colegii potriviți, s-ar putea să îți explice cel mai bine care e noutatea sau ce e interesant, să te ajute cu terminologia și multe altele.

 

Asigură-te că știi care este circuitul de aprobare al comunicatului din compania ta.

Trebuie să îl vadă doar managerul tău? Sau poate și directorul general? Poate board-ul? Trebuie să îl traduci poate și în engleză, pentru vreunul dintre ei?

E foarte important să știi asta, ca să nu bâjbâi în momentele cele mai importante. Stabilește cu persoanele de decizie mesajele cheie – salvează timp și te asigură că ești pe direcția cea bună.

 

Începe din timp. Cu cât mai devreme, cu atât mai bine!

Vei avea timp de eventuale modificări și corecturi fără să te stresezi pe ultima sută de metri, stres și grabă care duc de cele mai multe ori la greșeli prostești- trimiți fără atașament, mănânci litere etc.

 

Etapa redactării


Trece-ți pe hârtie ideea principală a comunicatului– ce vrei să rețină la final cititorul.

Ideea principală va fi transmisă încă de la începutul comunicatului, în partea numită lead, cea care dă pe scurt toate informațiile importante:

cine, ce, unde, cum, de ce. (ex: Compania X a înregistrat o creștere de 30% a profitului în 2017, ca urmare a investițiilor puternice în automatizarea producției și în resursele umane.)

 

Stabilește care sunt mesajele cheie care susțin ideea principală și dezvoltă-le.

După lead urmează corpul propriu-zis al comunicatului, în care dai mai multe detalii despre subiect.

 

Gândește-te către ce tip de presă vei scrie comunicatul respectiv și adaptează conținutul și stilul de scriere pentru specificul acestuia (cifre și analize pentru presa de business, detalii despre produs/serviciu și mai multe fotografii pentru presa glossy, link-uri/video-uri/animații/alt tip de conținut digital pentru presa online etc.)

 

Gândește-te întotdeauna la destinatarii comunicatului.

Explică clar tot ce este de explicat, nu folosi acronime care au un înțeles numai în compania ta, evită să folosești mulți termeni tehnici sau super specializați.

 

Respectă tone of voice-ul brandului atunci când scrii.

Dacă tone of voice-ul este unul prietenos și cald, evită limbajul prea pompos și complicat.

 

Aprobă întotdeauna fotografiile cu reprezentanți ai companiei cu persoana respectivă.

Asigură-te că ai drept de copyright pentru fotografiile pe care le trimiți. Trimite la rezoluții potrivite pentru print și respectiv online.

 

Dacă folosești un citat al unui reprezentant al companiei – ai grijă să fie relevant, nu doar să reformuleze ce este cuprins deja în restul comunicatului, și să nu fie foarte lung.

Este posibilă și chiar de preferat o tușă personală, față de restul comunicatului.

 

Mai lung nu înseamnă neapărat mai bun.

Jurnaliștii nu au foarte mult timp la dispoziție, așa că este cu atât mai bine să primească informația într-un mod clar și concis.

 

Trimite și o variantă editabilă a comunicatului (document word sau altele) pentru ca jurnaliștii să poată lucra rapid pe text.

 

Include date de contact pentru a putea fi sunat/contactat pe e-mail pentru clarificări și informații suplimentare. Desigur, fii disponibil apoi.

 

Când ai terminat, reia comunicatul și vezi dacă nu cumva ai omis informații importante pentru înțelegerea lui.

Poți ruga și un coleg/o colegă care nu a fost direct implicat/ă să citească materialul și să verifici cu el/ea dacă se înțelege ce ai vrut să spui.

 

Recitește. De mai multe ori.

De preferință și în dimineața următoare momentului în care crezi că ai comunicatul perfect. De obicei, după oboseală și multe ore petrecute pe material, îți cam scapă lucruri.

 

Nu în ultimul rând, încearcă să adaptezi scrierea și trimiterea comunicatului pentru 2017– un an în care toată lumea are timp limitat, şi nimeni nu are răbdare să citească materiale kilometrice.

 

Sunt apreciate suporturile alternative de trimitere a informației, nu doar bloc de text (infografice, conținut video, digital, link-uri către platformele de comunicare etc).

 

Iar bunul simț, empatia și ancorarea în prezent sunt esențiale pentru oamenii de comunicare, dintotdeauna, nu doar în 2017.


La final, aș vrea să te las cu tradiționalul practice makes perfect.

 

Scrie, scrie, scrie! Cu timpul, vei ajunge să îți îmbunătățești scrisul și să te poți adapta la diferite subiecte și diferite tipuri de comunicate de presă.

Succes!


https://www.facebook.com/MihneaRatteFotograf

Raluca Buzea

Licențiată în Comunicare și Relații Publice (SNSPA) și Științe Politice (SNSPA). Aproape de 30 de ani, cu 8 ani de experiență în comunicare, în mare parte PR. Pasionată de scris și nuanțe și cu mare încredere în puterea cuvintelor.