În Tips & Tricks

Etape esențiale de urmat în planificarea unui eveniment tech

planificare-eveniment

Organizarea unui eveniment tech este o provocare și împlică o mulțime de lucruri care trebuie puse cap la cap astfel încât să construiești o experiență minunată pentru toată lumea.

 

Conform unora, rețeta succesului unui eveniment tech este realizată din 3 ingrediente: conținut, internet și mâncare. În mare parte așa este, dar pe lângă aceste 3 elemente intervin multe alte detalii de care trebuie să ții cont și care vor face diferența dintre un eveniment de succes și unul mai puțin reușit.

 

Înainte de orice, cel mai important lucru: asigură-te că ai suficient timp la dispoziție pentru că sunt multe lucruri de făcut.

Așadar dacă vrei să ai succes planifică evenimentul cu cel puțin 8-10 luni înainte. Aici depinde și de mărime, dar pentru un eveniment de 100 de persoane, cam acesta ar fi timpul necesar.

Și acum să trecem la organizat evenimente de succes. Propun 10 etape către un eveniment de nota 10:

1. Validează nevoia

Anual se organizează numeroase evenimente tech. Dacă ai decis să organizezi și tu unul, clar trebuie să aduci ceva în plus față de restul și ar fi cazul să verifici dacă într-adevăr există oameni interesați de tipul evenimentului pe care vrei să îl organizezi.

Poți crea un survey sau un grup de discuție, orice variantă care te poate ajuta să validezi nevoia.

 

2. Stabilește tipul evenimentului

Evenimentele pot fi încadrate, după tip, în 5 categorii și astfel fiecare implică un format și o structură specifice:

  • Eveniment dedicat unei comunități: de exemplu un eveniment dedicat comunității de dezvoltatori Android, sau Angular sau orice altceva.
  • Eveniment de networking: accentul se pune pe a socializa și a realiza noi conexiuni cu oameni care au interese și pasiuni comune.Acest tip de evenimente nu se focusează foarte mult pe informația prezentată în cadrul sesiunilor, ci pe a organiza recepții și pauze lungi care să ofere cadrul potrivit pentru networking.
  • Evenimente de tip trade show: când se vinde sau sunt expuse diferite produse/ servicii. Exemplu foarte cunoscut MacWorld sau CES.
  • Evenimente educative: când se pune foarte mult accent pe conținut, iar participanții vin pentru a învăța tehnici sau tool-uri.
  • Evenimente academice: dedicate celor care au nevoie de credite de publicare: școli doctorale sau post-doctorale.

3. Echipa

”Singur poți ajunge mai repede la destinație, dar în echipă poți ajunge mult mai departe”. Această frază spune totul, așadar încearcă să te asiguri că ai o echipă și pune oamenii potriviți la locurile potrivite.

Împarte responsabilitățile pe echipe mai mici și trasați împreună obiectivele fiecărei echipe. O divizare poate fi următoarea:

Echipa 1: Locație și consumație

• stabilește data, durata și locația evenimentului

• caută oferte pentru consumație

• selectează un provider pentru consumație

• logistică: videoproiectoare, sonorizare, conexiune la internet, flipchart-uri, mese, scaune etc.

 

Echipa 2: Website și sponsori

• realizare concept și design pentru website-ul dedicat evenimentului

• găsește o echipă care să implementeze website-ul

• caută sponsori

• organizează expo zone pentru sponsori

 

Echipa 3: Promovare & Social media

• promovează evenimentul pe social media

• realizează şi trimite newsletterul evenimentului

• realizează comunicate de presă

• realizează design-ul pentru campaniile de promovare și materiale promo

• caută parteneri media

 

Echipa 4: Speakers

• selectează speakerii

• asigură transport și cazare speakeri

• trimite formular de feedback după eveniment

 

Echipa 5: Participanți

• confirmă înregistrările

• trimite mail-uri cu detalii despre eveniment & remindere

• trimite formular de feedback după eveniment

 

Echipa 5: Conținut și sesiuni

• stabilește agenda

• stabilește reponsabilii și moderatorii pentru sesiunile din timpul evenimentului

 

Echipa 6: Entertainment

• asigură partea de foto și video (poze din cadrul sesiunilor, din zona de networking, testimoniale)

• DJ și/sau playlist

• elemente de decor (flori, baloane, bannere, roll-up, etc.)

• organizare petreceri sau recepții (depinde de formatul evenimentului)

 

Echipa 7: Voluntari

• selectează voluntari

•training voluntari

 

4. Stabilește data, ora, durata și locația evenimentului

Ai echipă, ai valoare! Acum următorul pas ar fi să stabilești când o să aibă loc evenimentul, cât o să dureze și unde o să fie organizat.

Atunci când alegi data, mare grijă să nu fie perioadă de concedii, să nu urmeze vreun weekend prelungit și să rămâi fără participanți sau să coincidă cu vreun alt mare eveniment tech.

Locația la fel, este foarte importantă.

Verifică să ai conexiune la internet, nu bună, ci foarte bună și că va face față și în ziua evenimentului când toată lumea o să se conecteze.

De asemenea, locația să dispună de săli adecvate sesiunilor evenimentului, dar să dețină și o zonă drăguță pentru networking.

Iar dacă o să fie vremea rece în perioada când organizezi evenimentul, clar ai nevoie de un loc unde participanții trebuie să își lase hainele.

 

5. Mâncare și băuturi

Am menționat la început despre cele 3 ingrediente cheie, iar mâncarea era printre ele. Iar dacă vorbim despre evenimente tech, cafeaua este de asemenea un must-have. Subiectul este delicat, pentru că o să observi că mare parte din buget aici se va duce.

 

6. Selecția de speakeri

Conținutul sesiunilor trebuie să fie unul de calitate, așadar ai nevoie de speakeri talentați și experimentați.

De obicei, după ce ai ales data și locația evenimentului, ”Call for speakers” este pasul imediat următor.

Stabilește topicurile de interes pentru eveniment și o perioadă de timp când speakerii pot aplica.

De asemenea dacă ai pe listă o serie de speakeri pe care dorești să îi ai la eveniment le poți trimite o invitație cu cel puțin 6 luni înainte de eveniment. În general speakerii cunoscuți sunt și foarte ocupați.

După ce deadline-ul pentru aplicații a fost depășit trebuie să începi selecția. Trimiți mail-uri și celor care au fost acceptați, dar și celor care nu se încadrează.

Imediat ce ai confirmarea speakerilor, continui cu procedurile pentru transport și cazare.

 

7. Conținutul

Având speakeri, ai și conținut. Așadar poți să conturezi o agendă și să promovezi și mai mult evenimentul pe social media și nu numai.

 

8. Participanții

Avem locație, dată, speakeri, agendă, urmează să ne asigurăm că vom atinge targetul cu privire la numărul de participanți.

Cunoaște-și audiența și adaptează conținutul în funcție de tipul participanților.

Trimite mail-uri de confirmare pentru cei care s-au înregistrat. Asigură-te că dispun de toate detaliile de care au nevoie pentru a ajunge cu bine la eveniment.

Pregătește agende printate sau o variantă online care să fie ușor de accesat.

Reamintește-le detaliile importante sau modificările care apar pe parcursul evenimentului.

 

9. Promovare

Se vor alege canalele de promovare și acest proces va începe imediat ce ai stabilit locația și data.

Poți apela la campanii plătite, la trimiterea de mail-uri sau la cautarea de grupuri care pot fi interesate de eveniment.

Caută parteneri media, organizează concursuri pe social media pentru a atrage și mai mulți participanți. Oferă bilete gratuite sau reduceri pentru studenți sau grupuri mai mari.

 

10. Atenție la detalii

Dacă tu nu o să fii atent la detalii, participanții sigur or să fie. Orice lucru poate influența în bine sau in rău evenimentul. Așadar este important să te asiguri că toată lumea știe ce are de făcut. Comunicați în permanență și gândiți totul în avans.


Magda Miu, Senior Mobile Developer @Roweb magda-miu

Magda are o experiență de peste 6 ani în dezvoltarea de aplicații Android și iOS. De asemenea, Magda susține comunitățile de programatori, fiind co-organizator GDG Pitești și lider al comunității Women Techmakers Romania.

***

Dacă ești pasionat de programare, ai inițiativă, îți dorești să înveți mereu lucruri noi și vrei să lucrezi într-un mediu flexibil unde ești încurajat să îți folosești potențialul la maxim, echipa Roweb te aşteaptă.