În Tips & Tricks

Google Sheets: Paşi de bază pentru organizarea şi personalizarea datelor

GoogleSheets

Când vine vorba despre muncă, încercăm să găsim fel de fel de tool-uri şi aplicaţii ajutătoare care să ne uşureze lucrul, chiar dacă uneori ajungem să ne pierdem în mult prea multă organizare.

 

În 2006, Google a lansat pachetul Google Drive, care conţine diferite aplicaţii ce îţi permit distribuirea fişierelor, accesarea şi editarea lor de către mai mulţi utilizatori simultan cât şi sincronizarea conţinutului în timp real.

 

Google Spreadsheets (sau, pe scurt, Google Sheets) este una dintre aplicaţiile Google Drive, iar din punct de vedere al specificaţiilor este asemănătoare şi compatibilă clasicului Excel.

 

Spreadsheets este un tool ce poate fi folosit de către orice tip de utlizator care doreşte să îşi organizeze diferite informaţii. În cadrul Sheets poţi să îţi creezi tu propriul stil de lucru sau te poţi folosi de şabloanele predefinite din aplicaţie.

 

Avantajul aplicaţiei este că acoperă un spectru larg de necesităţi, astfel încât să poată fi folosită pentru a crea structuri pentru planurile de media, Gantt chart-uri pentru evenimente, organigrame. Folosind funcţiile de calcul poţi construi bugete şi grafice, iar lista poate continua.

 

Fie că acum începi să descoperi acest tool sau deja ai cunoştinţele de bază, dar vrei să descoperi artificii noi, din acest articol vei afla paşii de bază pentru crearea şi organizarea datelor într-un spreadsheet, dar vom descoperi şi opţiuni prin care poţi personaliza şi filtra informaţia, cât şi metode prin care poţi distribui fişierele şi prin care poţi colabora cu alţi utilizatori.

 

Crearea şi editarea fişierului

Avantajul Spreasheets este că poate fi folosit de pe orice dispozitiv digital şi, cel mai important, este un serviciu gratuit.

Fie că îl foloseşti de pe laptop sau instalezi aplicaţia pe telefon, te poţi bucura de aceleaşi funcţionalităţi.

 

Pentru folosirea acestui tool este necesară autentificare cu ajutorul unui cont de Gmail sau crearea unui cont pe www.google.com/drive.

Google Drive îţi oferă 15GB pentru stocarea fişierelor, cu posibilitatea de a achiziţiona spaţiu de memorie suplimentar.

 

Crearea unui fişier Spreadsheets poate fi făcută în trei moduri:

  1. Din pagina principală Google Drive poţi crea un fişier apăsând butonul New şi selectezi Google Sheets.
  2. Poţi crea un fişier direct din interiorul altui fişier: File > New > Speadsheet.
  3. Din homepage-ul Google Sheets poţi crea un fişier nou selectând Blank sau unul dintre şabloanele predefinite disponibile (ex: lista de task-uri, buget anual şi lunar, orar, etc.).

 

1.1 Denumeşte fişierul

Pentru a fi mult mai uşor să găseşti fişierul atunci când vei avea nevoie de el, este important să îi dai o denumire cât mai explicită (ex: tip de document + scop document + format document).

Google Spreadsheet


1.2 Completează fişierul cu date

Pagina care se deschide în momentul în care creezi un fişier va fi pagina ta de lucru. Aceasta este strucuturată pe linii (notate cu cifre) şi pe coloane (notate cu litere). Poţi începe să adaugi informaţii în oricare dintre căsuţe.

 

• Acţiunea Copy&Paste

Poţi să copiezi informaţii de pe site-uri sau din PDF-uri care sunt structurate sub formă de tabel şi să le introduci în sheet sub acelaşi format.

! Pro tip: Atunci când introduci astfel de informaţii, ai grijă să dai o singura dată click pe celulă pentru a introduce informaţia sub aceeaşi structură. În cazul în care dai dublu click într-o celulă, toată informaţia copiată va fi introdusă doar în celula respectivă.

copy-paste


• Importă alte fişiere 

Poţi importa fişiere de tip Excel (XLSX), XLS sau CVS în fişierul Spreadsheets folosind comanda File > Import > Upload.

import

 

Editarea şi organizarea informaţiei

În cazul tabelelor care conţin multe rânduri cu informaţie, atunci când dai scroll down este important să poţi vizualiza datele din primul rând al tabelului, care conţine detalii despre informaţiile care trebuie introduse în rândurile de mai jos.

 

2.1 Freeze

Foloseşte funcţia Freeze pentru a bloca rânduri şi/sau coloane consecutive în cadrul tabelului. Sunt două moduri prin care poţi activa această funcţie.

  1. Click View > Freeze > 1 row/2 rows
  2. Foloseşte linile din capătul tabelului pentru a bloca rânduri sau coloane. Plasează cursorul deasupra uneia dintre linii (cea verticală blochează coloane, cea orizontală, rânduri) până când săgeata cursorului se transformă într-o mână, iar apoi tragi de aceasta.
freeze

 

2.2 Filtrarea conţinutului 

În cazul unui fişier care conţine multe date şi se doreşte vizualizarea doar a anumitor rânduri care conţin o anumită informaţie, se poate face o filtrare în funcţie de aceasta.

Se selectează coloana din cadrul căreia se doreşte filtrarea informaţiei şi se activează funcţia de Filtrare.

activare filter

 

Pentru a afişa datele dorite, se selectează informaţia/informațiile în funcţie de care se doreşte realizarea filtrării.

Ex: Dacă se selectează ”Timişoara”, vor fi afişate doar rândurile care conţin în cadrul coloanei ”Location” celula cu textul ”Timişoara”.

 

filter

 

2.3 Data validation  

Este o funcţie care îţi perminte să introduci în tabel o serie de informaţii de tip drop-down predefinite, dintre care utilizatorul poate alege o singură variantă.

Ex: În coloana ”Availability” se pot introduce variante de răspuns, iar persoanele pot alege,  în funcţie de răspunsul lor, una dintre opţiunile setate.

Se selectează celulele dintr-o coloană (nu toată coloana, ca în cazul funcţiei Filter) în care se doreşte introducerea opţiunilor.

 

Din meniul Data > Data Validation > Criteria – List of items > Completează opţiunile pe care doreşti să le introduci, separate prin virgulă > Save.

data_validation

 

2.4 Conditional formatting 

Această opţiune îţi permite colorarea unei celule în funcţie de valoarea pe care o conţine (sau nu o conține).

În cazul coloanei cu Availability, ar fi mult mai vizibil răspunsul dacă, în funcţie de opţiunea aleasă, celula respectivă s-ar colora.

Sunt două moduri prin care se poate implementa această funcţie:

  1. Selectează celulele din cadrul coloanei “Availability” > Format > Conditional Formatting > se deschide meniul lateral.
conditional form1

 

2. Direct din bara de meniu, se selectează iconiţa (care colorează backgroundul celulei) ilustrată mai jos, iar mai apoi opţiunea “Conditional formatting”.

La fel ca şi în cazul de mai sus, se va deschide meniul lateral.

cond form2

 

Vom utiliza opţiunea “Text contains” şi vom colora celulele care conţin “Maybe” cu Portocaliu, iar pentru “Yes” şi “No” se va proceda la fel, apăsând butonul “Add new rule”, dar vom seta o altă culoare pentru fiecare dintre cele două.

 

2siB68KjV8

 

2.5 Alternating colors

O altă modalitate de a evidenţia şi de a citi mai uşor informaţia într-un tabel este cea de a colora rândurile într-un mod alternativ.

Acest mod de colorare se poate aplica doar pe o porţiune de tabel selectată sau pe întregul tabel.

La fel ca şi în cazul Conditional formatting, sunt două moduri de lucru:

  1. Din meniul Format > Alternating colors > se deschide meniul lateral
alternatiing
  1. Direct din bara cu ustensile, se selectează iconiţa care colorează backgroundul celulei, iar mai apoi “Alternating colors”. La fel ca şi în cazul de mai sus, se va deschide meniul lateral. (vezi ex: Conditional formatting)

 

2.6 Paint format 

Această opţiune îţi permite să copiezi fromatul unei celule (alinierea, fontul, dimensiunea fontului, culoarea fontului, culoarea background-ului, încadrarea celulei, etc.) şi îţi permite să atribui aceleaşi caracteristici unei alte celule sau mai multor celule simultan.

paint


Pentru atribuirea caracteristicilor unei celule, altei celule se selectează “celula model”, se acţionează iconiţa
“Paint format” şi se selectează celula/celulele pentru care vrei să aplici modificările.

 

jLlvncVdF3

 

3. Distribuie, comentează şi protejează informaţia

În cazurile în care vei folosi un spreadsheet pentru a colabora cu mai multe persoane pe un anumit proiect, este important să poţi primi feedback în timp real, chiar în tabelul de lucru, şi să îl poţi distribui tuturor colegilor care trebuie să lucreze împreună cu tine.

 

3.1 Share & Protect

Funcţionalitatea Share îţi poate fi de mare ajutor atunci când colaborezi cu mai mulţi colegi.

Poţi să distribui fişierul având diferite opţiuni pentru editarea şi vizualizarea acestuia.

Pentru a avea un review al setărilor actuale, plasează cursorul deasupra butonului Share din colţul paginii.

În funcţie de setări poţi avea următoarele 4 cazuri:

 

  • Private – only me – doar tu ai acces la acest document. Chiar dacă vei distribui link-ul mai departe, nimeni din cei care îl vor accesa nu va putea vizualiza informaţia din document.
  • Shared with specific people – vor avea acces doar persoanele cărora le-ai introdus personal adresele de e-mail.
  • Anyone with the link – cu ajutorul acestei setări oricine va avea acces la link va putea vizualiza/comenta/edita documentul (în funcţie de ce setare ai selectat).
  • Public on the web – documentul tău va putea fi găsit în căutările Google, iar în funcţie de setările stabilite, utilizatorii vor putea vizualiza/comenta/edita documentul.

Dacă doreşti să schimbi aceste setări, o poţi face în următorul mod:

  1. Click pe butonul Share din colţul din dreapta paginii de lucru sau din meniu File > Share.
  2. Click “Advanced” pentru a intra în meniul de setari, unde poţi introduce adresele de e-mail şi poţi asigna drepturi pe care le vor avea utilizatorii în documentul respectiv.
o45vVK3HT6

 

!Pro Tip:  Din opţiunea de Share poţi să blochezi anumite funcţionalităţi. În partea de jos a meniului “Advanced” ai două opţiuni de securitate în plus:

  1. Poţi bloca permisiunea utilizatorilor care au acces la document să adauge alţi utilizatori şi să modifice setările de securitate a fişierului.
  2.  Poţi dezactiva opţiunea de a salva, copia şi printa documentul pentru utilizatorii care au drepturi doar de a vizualiza şi de a adăuga comentarii fişierului.

 

• Modificarea setărilor Edit/Comment/View

Pentru a modifica restul setărilor de securitate, click “Change” şi selectează una dintre cele 3 opţiuni. Pentru “Anyone with the link” şi pentru “Public on the web” poţi limita activitatea utilizatorilor alegând din sub-meniu posibilitatea de Edit, Comment sau View.

share-shange

 

3.2 Comments

Aceasta funcţionalitate îţi permite să adaugi comentarii pe care poţi să le atribui uneia sau mai multor celule. În cadrul acestor comentarii, ai posibilitatea de a răspunde prin Reply celui care a comentat.

Pentru adăugarea comentariilor, sunt mai multe metode pe care le poţi folosi. Selectezi celula/celulele, iar apoi acţionezi una dintre comenzile de mai jos:

  1. Din bara de meniu
comment2

   2. Comanda din taste: Ctrl+Alt+M

   3. Din meniu Insert > Comment

comment1

 

• Comment tag

Atunci când scrii un comentariu, persoana care a creat documentul va primi notificările prin e-mail; dacă doreşti ca şi altcineva să primească o notificare legată de un anume comentariu, în căsuţa în care scrii poţi să dai tag folosind “@” urmată de adresa de e-mail a persoanei respective.

tag-comment

 

4. History

Posibilitatea de a putea edita în timp real un document împreună cu alţi utilizatori are şi dezavantaje.

Se pot întâmpla situaţii în care se şterge sau se modifică anumite informaţii din greşeală.

Opţiunea de Undo (Ctrl+Z) nu mai poate fi folosită odată ce pagina de lucru a fost închisă.

Faptul că un spreadsheet este un document online vine cu un bonus, şi anume:  funcţionalitatea History care poate fi accesată în 3 moduri:

  1. Din bara de meniu
history

   2. Comanda din taste: Ctrl+Alt+Shit+H

   3. Din meniu File > See revision history

 

Accesând funcţia History, se va deschide pagina cu istoricul fişierului. În partea laterală a tabelului vei putea vizualiza întreaga activitate din documentul respectiv, cât şi utilizatorii care au făcut modificările respective. Acţiunile din document pot fi anulate folosind “Restore this revision”.

history-restore

 

5. Download as

Chiar dacă orice document din cadrul Google Drive poate fi distribuit ca şi fişier online sau link, aceste documente pot fi descărcate cu diferite extensii.

Din meniul File > Download as > selectează extensia dorită.

download

 

Secretele şi funcţionalităţile pe care le ascunde aplicaţia Google Spreadsheets sunt numeroase. Cele prezentate mai sus sunt câteva tips&tricks care te vor putea ajuta să îţi gestionezi fluxul de informaţii, atât pentru scopuri personale cât şi la nivel de business.


Silvia Lascu, Community Manager @Cloudbase Solutionssilvia-lascu

Cu toate că s-a pregătit să devină inginer chimist, în facultate şi-a descoperit pasiunea pentru organizarea de evenimente. A început cu paşi mici ca voluntar în cadrul BEST Timişoara şi treptat a ajuns în lumea tehnologiei. De 3 ani îşi dedică timpul în susţinerea comunităţii digitale şi creative din Timişoara, organizând evenimente tech de tip hackathon, conferinţe, evenimente de networking şi programe de internship.