În Tips & Tricks

RealTime Board: Tool de colaborare la distanţă, în proiectele digitale

colaborare-online

Unul dintre cele mai mari obstacole în calea oricărui proiect digital este cel al colaborării eficiente şi productive între membrii echipei – şi asta îl include şi pe client.

Poate cu toţii am avut cândva o imagine mentală a modului în care decurge o colaborare între noi ca şi designer / developer / unicorn şi client.

Poate pentru mulţi era o imagine destul de idilică: idei şi concepte care curgeau cu uşurinţă în ambele direcţii, cristalizându-se într-o structură coerentă pe care urma să o punem în practică; discuţii clare şi calme despre obstacolele care invariabil apar în execuţia oricărui proiect.

Din păcate, acest vis zen se poate transforma foarte uşor într-o realitate frustrantă. 

Unul dintre principalele motive pentru care are loc această degenerare este o subestimare a problemelor de comunicare care apar în proiecte în general, şi în particular în proiectele digitale în care se lucrează la distanţă, unde designerii şi developerii lucrează cu oameni pe care cel mai probabil nu-i vor întalni niciodată în persoană.

De ce e-mail-ul nu ajunge

Unealta clasică pentru comunicarea în asemenea proiecte este e-mail-ul, care vine cu neajunsurile lui. Şi nu sunt puţine.

 

Thread-uri interminabile

“RE:FWD:RE:RE:RE:RE:FWD: Modificare Logo” – este un subiect de e-mail garantat să diminueaze dorinţa de a trăi oricui îl găseşte dimineaţa în inbox.

 

E greu să rămai la subiect

Conversaţiile (thread-urile) tind să devieze de la subiect pentru că oameniilor le este mai uşor să menţioneze ceva într-un e-mail pe care îl scriu, decât să creeze un e-mail nou.

 

“Reply All” (a.k.a. Spam)

Cu cât un proiect înaintează, cu atât suvoiul de mail-uri va creşte exponenţial şi ajungem să ne petrecem prea mult timp doar sortând lucrurile relevante pentru noi de cele pe care s-a gândit cineva să ni le trimită “ca să fie sigur”.

 

Lipsa de claritate

Să încerci să construieşti o imagine de ansamblu a unui proiect având la dispoziţie doar mail-urile disparate din arhivă este o scamatorie demnă de orice mare magician.

Şi, chiar dacă un suflet brav reuşeşte asta, imaginea rezultată este doar a lui, fără nici o garanţie că ceilalţi participanţi (dacă au reuşit să rezolve şi ei puzzle-ul din propriul inbox) au ajuns la acelaşi rezultat.

 

În concluzie, colaborarea pe e-mail este bună dacă vrem:

  • să găsim un “ţap ispăşitor” pentru problemele apărute (grija să nu fim chiar noi);
  • să ne pierdem în detalii disparate;
  • să depunem mult efort pentru ca nimeni să nu poată spune că stăm degeaba;
  • să intrăm într-un concurs cu clientul, numit “hai să vedem care cedează nervos primul”;
  • să ne diminuăm în general entuziasmul existenţial.

 

E-mail-ul nu este bun dacă vrem :

  • să anticipăm şi să prevenim posibilele probleme;
  • ca toţi participanţii să aibă o imagine comună de ansamblu a proiectului;
  • să lucrăm cât mai eficient;
  • să motivăm participarea clientului în proiect şi să-i facem viaţa cât mai uşoară;
  • să ne amintim de ce am devenit designeri şi/sau developeri: pentru a imagina, crea şi dezvolata soluţii, nu pentru a ne petrece timpul scriind mailuri despre ele.

Realtime Board

O soluţie extrem de eficientă pentru a organiza un proiect este folosirea unui online white-board. Acesta reproduce şi chiar îmbunătăşeşte considerabil funcţionalitatea unui white-board fizic.

Un exemplu de astfel de instrument este şi Realtime Board – o aplicaţie online (disponibilă şi gratuit) care permite crearea unui whiteboard digital ce poate deveni centrul nervos al oricărui proiect.

 

Spaţiu fără limite

Whiteboard-ul digital nu are limitele unuia fizic – se poate întinde oricât e nevoie în orice direcţie şi poate acomoda oricâtă informaţie este nevoie.

 

Colaborare

Spre deosebire de unul fizic, pe un white-board digital se pot posta comentarii şi thread-uri de comentarii (în stil-ul Google Docs) care pot fi ataşate unor obiecte de pe board, pot fi marcate în culori diferite şi arhivate atunci când au fost rezolvate.

 

Centralizare

Fiindcă toată informaţia este centralizată într-un loc, toată lumea are aceeaşi versiune de adevăr despre proiect.

Cât de aproape este acea versiune de adevărul real va depinde de echipa care se ocupă de proiect, dar măcar toată lumea va vedea aceeaşi imagine, nu variante disparate.

 

Vizibilitate

Oamenii sunt fiinţe vizuale şi o imagine face o mie de cuvinte – toată lumea va înţelege aproape intuitiv despre ce este vorba după 5 minute de studiat un asemenea white-board bine alcătuit, chiar dacă până în acel moment nu a avut nici un contact cu proiectul.

 

Focus

RealtimeBoard anunţă fiecare utilizator atunci când elemente de pe board au fost modificate, sau adăugate. La fiecare login nou, toate comentariile noi sunt marcate,

 

Structura

Informaţia poate fi plasată pe board în multe moduri: simboluri grafice cu text, sticky-notes de varii mărimi şi culori, imagini, text etc.

Dar cel mai important este faptul că toate acestea se pot muta liber, grupa şi conecta vizual într-un mod dinamic, astfel încât relaţiile dintre variile bucăţi disparate de informaţie să devină clare dintr-o privire.

 

Dar cum rămâne cu e-mailul?

Email-ul, ca şi Realtime Board, nu este altceva decât un instrument. Dacă este folosit pentru ceea ce face bine, rezultatul este unul pozitiv.

Realtime Board se foloseşte de notificări pe e-mail pentru a anunţa participanţii la board de comentarii noi care li se adresează, sau replici la comentariile lor.

 

Există o gamă foarte largă de aşa-numite “Project Management & Colaboration Tools” disponibile pe piaţă. Problema este că fiecare dintre ele consideră că a găsit modul cel mai bun de a organiza proiectele.

În realitate proectele sunt diferite, echipele sunt diferite, clienţii – şi mai diferiţi. Drept urmare, instrumentul folosit pentru organizare şi comunicare ar trebui să fie unul extrem de flexibil, pentru că nici o soluţie gata-făcută nu se va potrivi perfect oricărei situaţii.

***

Realtime Board este, în esenţă, hârtie şi creion, lipici şi sfoară. Putem construi cu el orice avem nevoie, aşa cum considerăm că e mai bine.

În rezumat, un instrument ca Realtime Board se poate folosi la:

  • Structurarea ideilor (hărţi de site-uri, brainstorming, mind mapping, mood boards, user journeys);
  • Prototyping;
  • Design primit feedback (design grafic, design de interfaţă, conţinut);
  • Crearea de conţinut digital, storytelling;
  • Managementul proiectelor (în special cele Agile);
  • Suport pentru meeting-uri de lucru la distanţă.

Ovidiu Savescu, Freelancerovidiu-savescu

Cu o vechime de peste 7 ani în Digital, Ovidiu a acumulat o gamă largă de skill-uri, printre care Web Development, Graphic Design, Interface Design, Information Architecture, PHP Content Management Frameworks şi Project Management. Pasiunea lui este să descopere soluţia potrivită pentru fiecare client şi să o implementeze folosind noile tehnologii din domeniu.