În Tutoriale

Tutorial Gmail – opțiuni și extensii utile

Gmail poza

E-mail-ul rămâne cea mai folosită platformă de comunicare profesională, în fiecare zi fiind trimise peste 205 de miliarde de e-mail-uri. Multe lucruri depind de felul în care îți gestionezi corespondența online și aici venim în ajutorul tău cu un tutorial Gmail. Pentru a-ți oferi o experiență de utilizare a Gmail-ului cât mai productivă și utilă, am selectat câteva opțiuni și extensii care îți pot reda controlul Inbox-ului aglomerat.

 

Opțiuni Gmail

Funcția Undo

Un typo descoperit prea târziu, un send apăsat din greșeală sau pur și simplu o conștientizare că mail-ul mustrător și proaspăt trimis face mai mult bine în draft decât în Inbox-ul altcuiva, sunt toate situații pe care le poți evita. Gmail te lasă să anulezi un mail deja trimis, în decursul a maxim 30 de secunde.

Pentru a activa opțiunea Undo, fă un click pe butonul de setări (Gear icon) și încă unul pe Settings. Ajuns la setări, vezi mai jos, în partea stângă și bold-uit, opțiunea Undo Send. Bifează opțiunea și alege timpul alocat anulării, care poate fi de 10, 20 sau 30 de secunde. Salvezi și de acum poți anula un mail trimis.

Unde Send

După ce trimiți un mail și sus apare textul: Your mail has been sent, de acum, pe lângă View message, va fi și opțiunea Undo, care va dura cât timpul selectat anterior. Poți da Undo mult mai ușor, apăsând tasta Z.

Undo 2

 

Răspuns automat pentru timpul petrecut offline

Potrivit unui concediu sau unei zile libere, în care răspunsul sau verificatul mail-urilor nu este un to-do, există opțiunea unui răspuns automat, prin care să anunți persoanele care te contactează că vei reveni la o dată ulterioară.

Pentru asta, mergem la butonul de setări și la opțiunea Settings. Vacation Responder este ultima opțiune de la setări, în partea stângă, și trebuie activată. După, poți selecta timpul în care vei lipsi, răspunsul în sine și dacă vrei ca mesajul să fie trimis doar contactelor existente în lista ta sau și celor noi.

Vacation Responder

 

Creează-ți o semnătură

Pe lângă faptul că îți conferă o credibilitate profesională, semnătura de la finalul unui e-mail te scutește de mult timp și efort repetat. În Gmail, ajunge să îți creezi o semnătură o singură dată și aceasta va apărea la finalul fiecărui mail trimis. Semnătură poate conține numele tău, funcția, date de contact, link-uri către site-ul companiei pentru care lucrezi, imagini și citate etc.

Setarea semnăturii este simplă. Repetăm procesul în care mergem la butonul de setări și la opțiunea Settings, după care mergem mai jos la Signature. Ajunși aici, o bifăm și putem concepe semnătura după propriile preferințe.

Signature

 

Scurtături prin taste (Keyboard Shortcuts)

Care pot fi definite astfel: de fiecare dată când eviți mouse-ul pentru a face ceva, ai câștigat. Folosind aceste scurtături, câștigi secunde prețioase care se adună la final de săptămână în timp economisit. În plus, arată foarte bine, încât ai șansa de a adăuga la semnătură, pe lângă funcția actuală, și: Email Ninja / Guru / Tamer – după preferințe. Să vedem cum le folosim.

Unele scurtături sunt deja activate, dar pentru a le activa pe toate, trebuie să mergem iar la butonul de setări și la opțiunea Settings. Pe la jumătatea ferestrei, găsești Keyboard Shortcuts și îl pui pe on.

Acum toate scurtăturile sunt activate. Pentru a le afla, fă un click pe Inbox – sau, hey, apasă G + I, doar suntem la scurtături – pentru a avea imaginea de ansamblu. Acum apasă SHIFT + ? și ți se va deschide un tabel în care poți vedea felurite combinații. La acest tabel, în dreapta sus, este opțiunea Open in a new window. Dacă o accesezi, ajungi pe pagina de Support Gmail, unde vei găsi zeci de scurtături.

Shortcuts_

De la C pentru a scrie un nou mail, la R pentru a răspunde și un Ctrl + Enter pentru a trimite un mail – pe care acum îl poți anula, remember – zeci de astfel de scurtături ne fac viața mai ușoară.

 

Vezi mesajele trimise doar ție

În cazul în care vrei să știi dacă mesajul primit ți-a fost trimis doar ție, sau unei liste întregi, Gmail îți oferă această informație. Între steluțele folosite pentru a marca un mail ca important și numele destinatarului acelui mail, se află o căsuță galbenă. În interiorul acelei căsuțe, va apărea o singură săgeată (>) atunci când mesajul îți este trimis doar ție și două săgeți (>>) în cazul mesajelor trimise unui grup de persoane. Mai mult, săgețile nu vor apărea lângă mesajele trimise către o listă de contacte.

Mail Direct

Extensii Gmail

Am selectat 6 extensii populare, care ne simplifică treaba. Vezi mai jos rolul lor.

  • KeyRocket – te învață comenzile rapide la tastatură.
  • Boomerang –  poți seta ora și data la care vrei să trimiți un mail și poți folosi remindere.
  • Rapportive – primești informații despre interlocutor, de la primul mail.
  • Sidekick – află când se deschid mail-urile pe care le-ai trimis, în timp real.
  • Gmail Offline – citește și scrie mail-uri când ești offline. 
  • WiseStamp – îți poți crea o semnătură personalizată, cu un design plăcut.

KeyRocket

KeyRocket este o aplicație care te învață comenzile rapide de la tastatură, menționate anterior. Modul în care funcționează este următorul: de fiecare dată când faci ceva în Gmail prin mouse, care are echivalent în taste, KeyRocket deschide o fereastră în care îți arată comanda respectivă.

De exemplu: vrei să scrii un mail și dai click pe butonul Compose, KeyRocket apare și spune: Press C to Compose a message. Dacă dai click pe Reply pentru a răspunde la un mail, KeyRocket spune: Press R to Reply. Apeși pe Inbox pentru a reveni – Press G then I to go Inbox. Poate pare frustrant și asta pentru că este, cel puțin la început, dar treptat le înveți și vei economisi foarte mult timp.

Boomerang

Boomerang te lăsă să programezi data și ora exactă când vrei să trimiți un mail. Opțiunea vine la îndemână atunci când comunici cu clienți și echipe globale, care urmează un fus orar diferit. De asemenea, este utilă când trimiți un mail la ora 23:00, dar vrei să păstrezi aparențele și îl programezi pentru ora 09:00.

Pe lângă această opțiune, plugin-ul te lasă să-ți transformi mail-urile în remindere și anume: dacă primești un mail important, dar vrei să te ocupi de el la final de zi, îl poți programa să dispară din Inbox și să revină la 16:00, drept primul rezultat, precum un mail nou. Cele două opțiuni sunt foarte ușor de folosit și sunt explicate de dezvoltatorii aplicației într-o serie de video-uri de un minut.

Rapportive

Rapportive afișează un sidebar lângă fiecare mesaj, în care preia datele de pe LinkedIn a persoanei cu care vorbești. Astfel, ai contextul potrivit chiar de la primul mail, pentru a purta o conversație în cunoștință de cauză. Pentru a funcționa, trebuie să ai la rândul tău un cont de LinkedIn.

Sidekick

Sidekick – un produs realizat de Hubspot – îți spune cine deschide mail-urile pe care le trimiți, la ce oră, de câte ori și din ce locație. Este o extensie foarte utilă, care ajunge să fie indispensabilă după ce te obișnuiești cu ea. Precum Rapportive, și Sidekick va deschide un sidebar în dreapta fiecărui mesaj. Alternarea între cele două sidebar-uri se poate realiza printr-un click.

Gmail Offline

Gmail Offline este o aplicație pentru Google Chrome care îți permite să citești și să-ți gestionezi mesajele atunci când nu ai o conexiune la Internet. Poți, de asemenea, să scrii mail-uri, care vor fi trimise instant când te vei reconecta.

Strâns în completarea aplicației vine extensia Optimizatorul de sincronizare Gmail Offline. Optimizatorul îmbunătățește viteza și eficiența sincronizării mail-urilor în Gmail Offline, cât și durata de funcționare a bateriei laptop-ului și performanța acesteia. Ambele sunt gratuite și te pot ajuta în recâștigarea păcii interioare atunci când “pică netul”, se lucrează la rețea, sau când managementul locului de vis în care ai ajuns a uitat să menționeze în ad că nu crede în WiFi.

WiseStamp

WiseStamp vine în completarea opțiunii incorporate în Gmail de a-ți crea o semnătură. Aplicația este gratuită și îți pune la dispoziție diverse teme pentru a concepe o semnătură cu poză, link-uri și butoane vizuale de Social Media. Versiunea gratuită are opțiuni limitate și vine cu un mic branding la finalul semnăturii. În schimb, cea Pro, pentru 4$/lună, introduce opțiuni și feature-uri noi, înlăturând brandingul lor. Plata se realizează anual, pentru atenuarea tristeții lunare când facturile se adună.

După cum spuneam, peste 205 de miliarde de mail-uri sunt trimise în fiecare zi. Dar oare câte sunt urmărite prin Sidekick, programate cu Boomerang, purtătoare a unei semnături WiseStamp și trimise prin Ctrl + Enter?