În Cariere

Bazele managementului de proiect: Partea II

sfaturi pentru organizarea muncii

În partea I a seriei de articole preluate de pe AIGA, dedicată noțiunilor de bază în managementul de proiect, ați putut citi o introducere în temă. În continuare, mai jos, veți afla de ce este important să păstrați arhive ale proiectelor și cum faceți acest lucru.(n.r)

Păstrarea de arhive

După ce acordul a fost semnat de către client, începe munca pe proiect. Provocările vor consta acum în a gestiona şi a monitoriza eficient munca în timp ce se desfăşoară. Acest proces va necesita un sistem bine gândit de management de proiect. Firmele de dimensiuni reduse vor lucra, în general, cu un sistem manual alcătuit din două dosare. Primul este cel de creaţie, în care se vor strânge elementele de design pe măsură ce munca înaintează. Al doilea este cel de cont de client, în care se va păstra documentaţia juridică şi financiară.

Fizic, cele două dosare vor fi două dosare mari sau bibliorafturi. În perioada în care proiectul este activ, dosarul de creaţie va sta pe biroul persoanei responsabile de designul proiectului şi de respectarea standardelor de calitate ale firmei. Dosarul de cont de client va sta pe biroul persoanei responsabile de chestiunile de management de proiect, cum ar fi bugetul, programul şi logistica. Într-o firmă mică, designerul şi managerul de proiect este de multe ori aceeaşi persoană.

Unele firme includ în dosarul de cont de client o listă de verificare a conţinutului acestuia. Primele documente vor fi cele referitoare la pregătirea prealabilă:

  • Tabelul de planificare internă şi schiţa de program.
  • O copie a documentului de estimare semnată de client.
  • O listă de contacte pentru membrii din echipa de design şi client.

Aceasta din urmă ar trebui să includă, pentru fiecare persoană în parte, nume, funcţie, rol alocat în proiect, număr de telefon, adresă de email şi o adresă pentru livrări de corespondenţă. Lista de contacte ar trebui să fie distribuită tuturor celor implicaţi în timpul unei şedinţe de debut al proiectului, ţinută după ce a fost semnată propunerea.

Alte chestiuni din dosarul business vor fi documente ce vor apărea în timpul derulării proiectului:

  • Un raport al timpului petrecut pe proiect.

Într-o firmă mică, acest raport ar putea fi un tabel manual. Într-o afacere de tip liber profesionist care lucrează pe un singur proiect, ar putea fi chiar agenda zilnică. Într-o companie mai mare unde toată lumea lucrează pe mai multe proiecte odată, acesta va fi un raport săptămânal generat de un program de monitorizare a proiectelor.

  • Un raport al resurselor folosite şi cheltuielilor cu furnizorii.
  • Copii ale comenzilor făcute de voi.

Când se plătesc avansuri furnizorilor, de exemplu o comandă la o firmă de printuri, ar fi bine să se facă o comandă fermă în care să se specifice rezultatelor oricăror negocieri avute cu furnizorul. Aceste tipuri de documente vor fi păstrate în dosarul business al proiectului sau în oricare alt dosar în care se păstrează o evidenţă a porţiunilor din bugetul proiectului ce sunt alocate furnizorilor. În cazul în care proiectul va fi anulat, furnizorii trebuie anunţaţi. În anumite cazuri, furnizorii ar putea să vă reţină un comision de anulare a comenzii, cum ar fi comisionul de aprovizionare preceput de firmele de printuri pentru hârtia pe comandă specială. Furnizorii trebuie trataţi cu acelaşi profesionalism de care au parte clienţii. Furnizorii pot fi o sursă de expertiză şi este posibil să apară situaţii în care veţi depinde de ei pentru a ieşi dintr-o situaţie de criză.

  • O copie a fiecărei facturi ce a fost trimisă clientului

Adaugă notiţe proprii pentru a urmări care dintre aceste facturi au fost plătite.

Pe parcursul proiectului se vor strânge documente semnate în procesul de design şi producţie. Acestea se pot colecta în dosarul business, dar mai degrabă vor fi strânse în dosarul de creaţie pentru a fi la îndemâna echipei de design.

Timpul alocat de echipă proiectului va rezulta din orarele zilnice. Formatul orarelor poate varia în funcţie de preferinţele firmei de design şi de programul de monitorizare a proiectului folosit, dar elementele de bază vor include: data, numele angajatului, numele clientului, numele sau numărul proiectului, sarcina de îndeplinit, timpul petrecut pe sarcină (de obicei în subdiviziuni de 15 minute), o indicaţie că timpul este facturat sau nefacturat şi poate un spaţiu pentru comentarii. Timpul facturat trebuie să fie norma, dar va exista şi timp nefacturat alocat proiectului de client pentru chestiuni precum corectarea unor erori de design sau recrearea unor fişiere pierdute.

Pe măsură ce proiectul progresează, se vor crea o mulţime de fişiere electronice individuale. Asiguraţi-vă că orice document are dată şi versiune, altfel lucrurile vor deveni foarte confuze. Nu aţi dori să pierdeţi din vedere editări sau corecturi sau să trimiteţi furnizorilor versiuni greşite. Pentru a evita genul acesta de probleme, utilizaţi un sistem simplu şi consecvent de denumire a fişierelor.

La fel de util este şi un sistem viabil de arhivare şi recuperare a fişierelor electronice pentru a găsi cu uşurinţă documentele necesare. Dacă se pierde un fişier important şi trebuie recreat, acest lucru va reduce mult din profitabilitate.

Menţineţi dosarul de proiect la dimensiuni rezonabile prin „curăţare” periodică – scoateţi duplicatele şi informaţiile învechite. Nu le aruncaţi, ci doar separaţi informaţiile „de referinţă”, acelea la care se revine cel mai des (propunerea de proiect, buget şi program) de cele „de arhivă” (versiuni anterioare sau documente updatate) care ar putea fi păstrate altundeva.

Când elaboraţi un sistem de monitorizare a proiectului, implementaţi un „sistem de alarmă” care să vă permită să marcaţi chestiunile asupra cărora trebuie să reveniţi în viitor. Proiectul sau chiar relaţia cu clientul poate fi pusă în pericol dacă se ratează termene limită sau nu se execută toate sarcinile.