În Cariere

Bazele managementului de proiect: Partea I

project management essentials

Managementul de proiect este o zonă unde se suprapun libertatea procesului creativ şi constrângerile impuse de procedurile raţionale de afaceri. Una este neîngrădită şi vizionară, pe când cealaltă este ceva mai structurată şi condiţionată de cifre. Acest articol împărtăşeşte câteva idei despre cum se pot combina cele două noţiuni.

Un proiect de succes necesită planificarea detaliată şi multă pregătire înainte de a începe. Odată început un proiect, este totuşi important să rămâneţi flexibili. Munca pe un proiect nu va decurge niciodată exact aşa cum a fost planificată. În mijlocul unui proiect, va trebui să luaţi decizii vizavi de diverse compromisuri, inclusiv referitoare la costuri şi calitate. Deciziile bune sunt cele bine informate, deci orice firmă de design are nevoie de un sistem viabil de urmărire şi analizare a activităţilor de proiect.

Acest articol analizează pregătirea şi folosirea rapoartelor de status şi împărtăşeşte strategii realiste de a face faţă aşteptărilor din partea clienţilor şi modificărilor din timpul proiectului. Uneori apar şi probleme, deci există şi o discuţie vizavi de cel mai des întâlnite „semnale de alarmă” şi ce puteţi face în privinţa lor, plus câteva sfaturi profesioniste pentru a ţine sub control relaţiile cu clienţii.

Introducere

Realizarea de design de calitate este doar o jumătate a luptei. Munca prestată trebuie să respecte orarul, bugetul, aşteptările clienţilor şi să aducă companiei profit. Un sistem viabil de planificare şi urmărire a proiectelor poate să uşureze aceste lucruri. Totuşi, sistemul de management de proiect va fi atât de util pe cât îl vor face oamenii ce îl utilizează. De aceea, este la fel de important să angajaţi oameni ce au competenţele necesare.

Dacă aveţi o firmă de dimensiuni reduse şi lucraţi mai mult cu proiecte mici, cea mai bună abordare este să angajaţi oameni pe baza talentului. Odată ce au acumulat abilităţile de design, puteţi să le dezvoltaţi treptat abilităţile de management de proiect prin instruire şi sprijin pentru activităţile lor specifice.

Companiile mari abordează altfel această chestiune prin constituirea de echipe multi-disciplinare. Companiile mari îşi permit luxul de a angaja oameni pentru fiecare set de abilităţi necesar în echipă, inclusiv management de proiect (această abordare exhaustivă este unul din beneficiile de care te bucuri atunci când faci parte dintr-o companie mare).

Obiectivul de ansamblu în managementul de proiect, în afară de a susţine crearea de design de calitate, este administrarea fiecărui proiect în concordanţă cu bugetul şi programul alocat astfel încât să se obţină maximul de profit. Acest lucru presupune ca fiecare proiect să înceapă cu un plan.

Există mai mulţi paşi ce trebuie urmaţi în vederea alcătuirii unui plan concret. Ar trebui să începeţi cu pregătiri general valabile pentru tipul de muncă ce îl prestaţi: puneţi pe hârtie procesul creativ preferat, calculaţi tarifele practicate pentru a estima bugete preliminare, documentaţi-vă în privinţa termenilor şi condiţiilor contractuale ce le-aţi putea folosi pentru servicii creative prestate de voi.

Apoi, concentraţi-vă pe proiectul în cauză: adunaţi cât mai multă informaţie despre client şi nevoile afacerii sale pentru a determina cu acurateţe scopul muncii depuse şi resursele necesare. Având aceste informaţii la îndemână, veţi putea stabili bugetul şi programul proiectului în detaliu.

Acestă planificare internă ar trebui făcută sub forma unui tabel care vă va ajuta să determinaţi mărimea echipei necesară în proiect, să estimaţi numărul de ore alocat fiecărei persoane şi să planificaţi cheltuieli externe necesare. Amintiţi-vă să planificaţi şi o marjă de eroare. După cum ar spune orice profesionist cu experienţă, este o idee bună să „promiţi mai puţin şi să furnizezi mai mult”.

În practică, acest lucru înseamnă că deşi obiectivele au fost stabilite cât mai detaliat, planificarea internă trebuie să includă şi o fereastră de eroare, nu mai mare de 10%. Acest lucru vă va oferi un pic de răgaz în cazul în care anumite porţiuni din proiect se vor dovedi mai complicate decât s-a stabilit anterior. Dacă nu apar complicaţii, puteţi folosi acest răgaz pentru a livra produsul ceva mai devreme decât s-a stabilit în estimare. O cantitate redusă de muncă suplimentară la care clientul nu se aşteaptă nu înseamnă că livraţi mai mult dacă acest lucru a fost stabilit prin planificarea internă.

Ultimul pas în pregătirea prealabilă a proiectului este redactarea unui acord de lucru pentru a fi semnat de client. În majoritatea cazurilor, acest document include o propunere de tarife şi termeni şi condiţii. Documentul va statua obiectivele şi va clarifica aşteptările clientului din partea procesului de lucru şi a elementelor ce vor fi livrate.