În Cariere

Câteva sfaturi pentru creșterea productivității la locul de muncă

productivitatea

Pe măsură ce ne apropiem de mijlocul verii, productivitatea muncii scade din ce în ce mai mult. Ochii ne sunt pe ceas, gândul la vacanță, pauzele tot mai dese, iar proiectele pe care le avem de dus la bun sfârșit par mai anevoioase ca niciodată.

Însă asta nu înseamnă că trebuie să ne dăm bătuți, căzând pradă lenei și așteptând să vină toamna. Deadline-ul e deadline chiar și în sezonul estival, iar sancțiunile rămân și ele neschimbate. Dacă vreți să vă păstrați productivitatea pe linia de plutire, când toată lumea vorbește de concedii, vă recomandăm să țineți cont de sfaturile de mai jos.

1. Planificați în detaliu toate activitățile

Cele mai multe persoane recurg la o planificare minuțioasă doar în situația în care trebuie să ducă la bun sfârșit proiecte de o complexitate mare, întinse pe o perioadă mai lungă de timp. Aceasta este o atitudine greșită. Planificarea este la fel de eficientă și pentru activitățile mărunte, de zi cu zi. Ideal este ca la finalul unei zile de lucru să vă planificați ce aveți de făcut în ziua următoare, ordinea în care veți aborda activitățile și, eventual, timpul alocat fiecăreia dintre ele. Dacă vă deranjează să stați puțin peste program pentru a face acest lucru, nu e nimic, puteți întocmi acest plan și dimineața devreme, când ajungeți la birou.

Pentru a avea o evidență mai precisă asupra activităților realizate și a celor care se află în proces de desfășurare, vă puteți folosi de aplicații desktop și/sau mobile dedicate, cum ar fi Wunderlist, Toodledo sau Remember the Milk.

Având responsabilitățile de peste zi în fața voastră, vizibile – dacă alegeți acest lucru – și colegilor de lucru, veți fi motivați să le duceți în timp util la bun sfârșit.

2. Creați-vă o rutină

Toată lumea fuge de rutină, văzând-o ca pe o piedică în calea creativității, dar în ceea ce privește productivitatea proceselor de lucru, rutina este o binecuvântare. A respecta o rutină precisă înseamnă a nu mai pierde timp gândindu-te ce să faci mai întâi.

Dacă lucrați concomitent la mai multe proiecte sau dacă aveți sarcini diversificate – cum se întâmplă de cele mai multe ori în domeniul comunicării – încercați să le abordați de fiecare dată după același tipar. Veți ști astfel că, spre exemplu, dimineața răspundeți la e-mailuri, la amiază mergeți la întâlniri, iar după-masa lucrați pe documente mai complexe.

E bine să vă stabiliți rutina și în funcție de performanța pe care știți că o aveți în fiecare moment al zilei. Există persoane care sunt mai eficiente dimineața, nivelul de energie scăzând constant pe măsură ce se apropie finalul zilei de lucru, precum și persoane care dau cel mai mare randament în a doua jumătate a zilei. Plasați-vă cele mai solicitante activități în acea perioadă din zi în care știți că sunteți mai eficienți.

3. Luați pauze dese

„Pauzele mici și dese, cheia marilor succese.”

Mai ales dacă lucrați cu baze mari de date, cu cifre și aveți de făcut muncă de cercetare, luați câte o pauză de 5-10 minute la fiecare oră sau două de lucru. E recomandat ca în pauza respectivă să nu rămâneți la birou, cu ochii în hârtii sau în monitor, ci să ieșiți pe balcon sau afară, să schimbați o vorbă cu un coleg, să întrerupeți la modul evident procesul de lucru. Este însă foarte important să fiți disciplinați cu aceste pauze și să nu le prelungiți.

4. Înlăturați orice motiv de a părăsi biroul

Dacă știți că sunteți genul de persoană care simte nevoia să mănânce sau să bea ceva în timp ce lucrează, asigurați-vă înainte să vă apucați de treabă că aveți tot ce vă trebuie la îndemână, ca să nu fie nevoie să vă întrerupeți munca și să vă deplasați de la birou la fiecare jumătate de oră.

5. Depășiți impulsul de a amâna treaba

Conform unei teorii înaintate de Sebastian Marshall, fiecare acțiune a noastră are un anumit cost de activare, care depinde de mai mulți factori precum finalitatea acțiunii respective, gradul de confort implicat de realizarea ei, gradul de obișnuință cu acel tip de acțiune etc.

Spre exemplu, pentru un intern într-un departament de marketing, propunerea unui concept creativ pentru o campanie desfășurată la nivel național reprezintă o acțiune cu un cost de activare înalt, deoarece este o activitate nouă, este solicitantă și nici nu are rezultate imediate (o recompensă, de exemplu).

Astfel, este foarte important să aduceți acest cost de activare cât mai de zero. Puteți face asta gândindu-vă la momentul post-acțiune – lipsa de griji, satisfacția muncii bine făcute, eventuale recompense financiare, respectarea unui deadline etc. – sau simplificând la nivel mental acțiunea pe care o aveți de făcut – prin comparații cu acțiuni anterioare sau prin împărțirea acesteia în pași simpli, ușor de urmat. Și rețineți: startul e cel mai greu; după ce veți fi „plătit” costul activării, lucrurile se vor pune în mișcare de la sine.

6. Lucrați împreună cu alte persoane

Chiar dacă nu aveți o activitate care să necesite lucrul în echipă, este foarte important pentru productivitatea muncii voastre să lucrați în aceeași încăpere cu alte persoane. Forfota unui birou în care se muncește este un factor foarte motivant, astfel că de fiecare dată când veți ridica ochii din monitor cu gândul de a face o pauză și veți vedea cum toți ceilalți lucrează cu spor, vă veți întoarce și voi la lucru.

7. Învățați să spuneți NU

Nu e ușor să vezi dezamăgirea din ochii colegilor atunci când le comunici că nu poți să îi ajuți, că nu îi poți însoți la cafea, sau că nu poți să trimiți un colet în locul lor. Dar trebuie să învățați să refuzați tot ceea ce vă răpește timp și energie și nu are legătură cu responsabilitățile voastre de la lucru.

Bineînțeles, nu ne referim aici la situațiile urgente și momentele de criză, ci la micile solicitări primite pe chat sau pe e-mail care „nu necesită mai mult de zece minute”.

Fiți fermi și apărați-vă interesul. Sarcinile voastre nu dispar doar pentru că faceți pe bunul samaritean și tot voi va trebui să le duceți la bun sfârșit mai devreme sau mai târziu. Nu spune nimeni că nu trebuie să fiți un bun coleg, dar nu amestecați relațiile de prietenie cu responsabilitățile de serviciu.

8. Profitați de noile tehnologii

Unul dintre beneficiile universale ale noilor tehnologii este că sunt eficiente. Rezolvă probleme importante, cu consum minim de timp și energie. Cu alte cuvinte, cea mai sigură cale către productivitate. Indiferent de responsabilitățile pe care le aveți la birou, cu siguranță că există măcar o aplicație special creată pentru nevoile voastre.

Dintre cele mai utile, pe lângă cele deja menționate când am vorbit despre planificare, menționăm:

  • Expensify – o aplicație care vă ajută să întocmiți rapoarte de cheltuieli;
  • Evernote – o aplicație pentru notițe de tot felul, perfectă pentru momentele de revelații creative;
  • GoToMeeting – o aplicație care permite organizarea de ședințe online, cu până la 25 de participanți;
  • Doodle – o aplicație care simplifică procesul planificării evenimentelor.