În Cariere

Cum să gestionezi e-mailurile de fiecare zi

gestionare emailuri

Din ce în ce mai mulți oameni renunță la a da telefoane în favoarea trimiterii de e-mailuri, mai ales atunci când au de comunicat mesaje în interes de afaceri. Și dacă pe de-o parte răsuflăm ușurați că nu ne mai sună telefonul neîncetat, pe de altă parte ne uităm îngroziți cum la jumătatea unei zile de lucru, inbox este deja plin de mesaje care își așteaptă răspunsul.

Lecturarea și răspunsul la e-mailuri ne irosește ore prețioase de lucru și ne consumă energia mai mult decât ar merita problemele pe care le rezolvăm prin schimbul de mesaje. De aceea, vom întocmi în acest articol o listă de bune practici în gestionarea e-mailurilor, care poate vă vor ajuta să fiți mai eficienți.

Nu răspundeți doar de dragul conversației

Încercați să filtrați e-mailurile și vedeți la care trebuie să răspundeți în acel moment: este doar o conversație amicală, prietenoasă sau de răspunsul vostru chiar depinde cursul unei acțiuni viitoare?

Dacă vă aflați în prima situație, răspunsul mai poate aștepta. Știm că tendința este de a răspunde atunci, imediat, mai ales că sunteți conștienți de faptul că destinatarul este cel mai probabil conectat la internet și așteaptă un semn de la voi, dar țineți cont de faptul că limita de timp acceptată aproape fără excepție pentru a da un răspuns unui e-mail este de 24 de ore.

Lăsați educația pentru final

Cel mai probabil că sunteți abonați la tot felul de site-uri de știri, newslettere din domeniu și reviste specializate, de la care primiți ultimele noutăți. Mai ales în perioadele aglomerate, încercați pe cât posibil să lăsați aceste activități pentru finalul zilei de lucru, când oricum nu vă mai puteți concentra la fel de bine asupra e-mailurilor cu adevărat importante, care necesită răspunsuri atente.

Fixați-vă un timp limitat pentru parcurgerea și răspunsul la e-mailuri

Uneori cea mai bună variantă de a nu vă lăsa ispitiți de numărul mare de e-mailuri care continuă să ajungă la voi în inbox este să opriți toate notificările și să deschideți căsuța poștală un anumit timp, în anumite intervale orare, și nimic altceva în afara acestora.

Este recomandat să vă stabiliți măcar două astfel de momente în fiecare zi, mai ales dacă știți că există un flux bogat de mesaje, pentru că există riscul să nu le puteți face față într-o singură secvență. Încercați să fixați aceste momente la diferență de timp considerabilă, eventual dimineața și seara, pentru a cuprinde toate tipurile de e-mailuri care ajung la voi de-a lungul unei zile de lucru.

Luați o decizie cu privire la un e-mail de îndată ce l-ați citit

Cea mai mare greșeală în materie de e-mailuri este să le citiți rapid, fără să finalizați în vreun fel această operațiune. Încercați să vă mobilizați și să încheiați fiecare acțiune de a citi un e-mail cu o operațiune concretă: răspuns, arhivare, ștergere, dezabonare. În acest mod, nu doar amânați niște responsabilități, ci rezolvați o problemă.

Nu vă lungiți cu vorba

Deși termenul „e-mail” e tradus frecvent prin „scrisoare electronică”, e recomandat să nu cădeți pradă stilului epistolar, cu paragrafe multe și fraze complicate. Chiar și atunci când trebuie să trimiteți e-mailuri protocolare, fiți conciși și clari, fără a fi lapidari și țineți cont de faptul că nici cei de la capătul celălalt nu au prea mult timp la dispoziție și vă vor fi recunoscători dacă le veți spune scurt și la obiect despre ce e vorba.

Alegeți altă modalitate de comunicare

În cazul în care aveți lucruri mai complicate de rezolvat și s-ar impune un schimb nesfârșit de e-mailuri complexe, atunci poate că ar fi mai bine să apelați la alt mijloc de comunicare. S-ar putea să fie mai potrivit un document Google, pe care să îl editați în paralel și să faceți observații sau o întâlnire față în față, dacă sunt probleme mai urgente sau mai delicate.

Deși e o soluție comodă, comunicarea prin e-mail nu este adecvată chiar în orice situație.

Apelați la aplicații dedicate

Pentru „categoria grea” a celor care se luptă zi de zi cu e-mailurile, există o serie de aplicații dedicate, special create pentru a facilita procesul de selecție a mesajelor și redactare de răspunsuri, unele integrate în serviciul de e-mail pe care îl folosiți, altele separate de acesta.

Spre exemplu, The E-mail Game este o aplicație sub formă de joc, care face din gestionarea eficientă a e-mailurilor o provocare: fiecare acțiune de răspuns primește un anumit punctaj, iar fiecare ezitare atrage penalizări. Poate fi chiar distractiv și antrenant, mai ales că aveți la dispoziție un timp limitat în care trebuie să vă eliberați inboxul.

O altă aplicație care v-ar putea fi de ajutor este Active Inbox, care transformă fiecare e-mail într-un task, care poate fi prevăzut cu un deadline, eficientizând astfel procesul de reducere a numărului de mesaje din inbox și descurajând procrastinarea.

Sunt multe alte asemenea variante, vă punem la dispoziție o listă de acest gen, important este să încercați mai multe variante până când o identificați pe cea care vi se potrivește cel mai bine.