În Cariere

De ce este nevoie de un manager de proiect?

avantajele unui project manager

În calitate de profesionist activ în domeniul designului în mai multe organizaţii, mă întâlnesc cu foarte mulți oameni, iar cei mai mulți dintre aceștia cred că sunt designer. Când sunt întrebată în ce constă munca mea, spun că: „De fapt, sunt manager de proiect într-o firmă de design”. Răspunsul meu este întâmpinat cu priviri în gol, frunţi încruntate, grimase descurajatoare sau o combinaţie din toate acestea.

„Deci, eşti responsabil de client”, mi se spune.

„Ceva de felul acesta, dar nu chiar”, răspund eu.

„ – Eşti manager de producţie?”

„ – Nu, nu mă prea pricep la producţie. Dar ajut la monitorizarea termenelor de livrare şi a programelor.”

„ – Deci foloseşti grafice Gantt şi Microsoft Project?”

„ – Uneori, dar sunt ca un rău necesar şi nu reprezintă partea favorită din munca mea.”

„ – Atunci, totuşi, cu ce te ocupi?”

E greu de răspuns la o asemenea întrebare, mai ales că în multe firme de design această funcţie a fost recent introdusă. Am lucrat ca manager de proiect pentru mai multe firme de design, atât oficial, cât şi neoficial şi este un rol care, din punctul meu de vedere, este provocator, antrenant şi diferit de la o zi la alta. Unul din motivele pentru care îmi place atât de mult este tocmai faptul că este atât de greu de definit.

Cuprins:

Şi totuşi, cu ce se ocupă un manager de proiect?
Managerul de proiect ca „manager al personalităţilor”
Managerul de proiect este un lider strategic

 

Absenţa unei definiţii clare este atât un avantaj, cât şi un pericol, dar, în general, face treaba să fie distractivă şi interesantă. Iar la urma urmei, îmi place foarte mult să ajut oamenii să lucreze mai bine împreună.

.

Şi totuşi, cu ce se ocupă un manager de proiect?

În general, managerul de proiect este proprietarul proiectului. Este responsabil de gestionarea proiectului de la concepere la încheiere.

Managerul de proiect conduce echipa, are rol de mediator al relaţiilor din cadrul proiectului – fie că sunt clienţi, membri ai echipei, directori ai firmei sau orice tip de parteneri (liberi profesionişti, colaboratori sau chiar grupuri din societatea civilă) şi de punct central al proiectului.

În majoritatea proiectelor, munca managerului de proiect începe după ce se semnează sau se negociază contractul. Deşi este posibil ca managerul de proiect să fie implicat în procesul de dezvoltare a afacerii, de obicei nu este persoana care se ocupă de procurarea de contracte noi sau de construirea relaţiilor de parteneriat.

În schimb, se ocupă de menţinerea unei relaţii pozitive cu clientul pe durata proiectului. De multe ori, această relaţie devine una de colaborare pe termen lung, dar nu este iniţiată de managerul de proiect, deoarece dezvoltarea relaţiilor de afaceri necesită alte abilităţi şi timp petrecut departe de birou, iar acest lucru nu este la îndemâna managerului de proiect.

Odată semnat contractul, managerul de proiect va alcătui echipa de proiect, luând în calcul dinamica relaţiilor şi logistica necesară unui proiect de dimensiuni medii sau mari.

Abilităţile sunt importante, dar un rol la fel de vital îl au personalităţile membrilor echipei. Managementul personalităţilor este o parte majoră din munca unui manager de proiect şi este foarte important ca membrii echipei să poată lucra bine împreună.

Odată alcătuită echipa, proiectele se pot îndrepta în diverse direcţii. Deşi majoritatea proiectelor încep cu o şedinţă de debut, se pot aborda şi alte metode în funcţie de scopul şi obiectivele proiectului. Managerul trebuie să decidă, ţinând seama şi de părerile echipei, care este direcţia optimă de urmat şi apoi să menţină echipa pe acea direcţie.

Deşi managerul de proiect trebuie să fie un lider, nu un dictator (în special în relaţia cu membrii seniori ai echipei), trebuie, totuşi, să aibă o viziune asupra proiectului şi o idee asupra direcţiei de urmat înainte ca proiectul să înceapă și la fel de important este să înţeleagă foarte clar scopul proiectului.

.

Managerul de proiect ca „manager al personalităţilor”

După cum îmi spune mereu unul dintre mentorii mei, „totul se reduce la relaţiile create”. Într-un context în care colaborarea este cheia succesului, relaţiile pozitive dintre membrii echipei stau la baza reuşitei proiectului, iar managerul de proiect trebuie să se asigure că aceste relaţii sunt menţinute. Conflictele şi neînţelegerile minore sunt parte importantă din procesul de creaţie, dar trebuie ţinute sub control.

Managerul de proiect poate înlesni crearea acestui context armonios în multe moduri.

O modalitate este ca managerul de proiect să se asigure că fiecare membru al echipei se simte apreciat şi ştie că este important pentru desfăşurarea proiectului. Pentru asta, membrii echipei trebuie să primească suport şi să fie încurajaţi pe parcursul proiectului, în special în perioadele solicitante.

Indiferent de gradul de solicitare pe care îl exercită anumite situaţii sau anumite sarcini, managerul de proiect trebuie să se intereseze de calitatea muncii depuse şi de calitatea mediului de lucru, chiar dacă nimeni altcineva nu pare să fie interesat de acest aspect.

Unele momente tensionate vor cere ca managerul de proiect să intervină în conversaţii spinoase între membrii echipei şi client. Asta nu înseamnă că membrii echipei trebuie să recurgă mereu la managerul de proiect, dar faptul că au un sprijin îi va ajuta în astfel de situaţii.

Deşi acest aspect este deseori cel mai dificil din relaţia cu clientul, este un aspect cheie în păstrarea unei relaţii pozitive, nimeni nu doreşte un partener ce nu îl respectă, iar asta va afecta calitatea muncii şi calitatea mediului de lucru. Menţinerea unei atmosfere pozitive în mediul de lucru ajută la întărirea echipei şi la menţinerea unui nivel ridicat de entuziasm, lucru foarte important în timpul proiectelor dificile.

.

Managerul de proiect este un lider strategic

Managerul de proiect trebuie să aibă o viziune pentru modul de desfăşurare al proiectului şi pentru scopul acestuia. Viziunea trebuie să includă nu doar procesul în sine, ci şi strategia. Dat fiind că managerul de proiect ţine proiectul sub observaţie încă din prima zi, ar trebui să facă același lucru şi cu strategia.  Avantajul managerului de proiect asupra membrilor echipei este că acesta nu este implicat în munca de creaţie propriu-zisă.

Pentru designerul ce lucrează efectiv, profesia şi munca includ idei măreţe şi detalii minuscule.

Nu este suficient să dezvolţi un concept excelent, trebuie să fii capabil să îl pui în practică, chiar dacă de multe ori trebuie să filtrezi tone de amănunte şi informaţii repetitive până ajungi  la stadiul în care conceptul funcţionează.

Responsabilitatea managerului de proiect include şi monitorizarea obiectivelor proiectului, atât cele stabilite de client, cât şi cele stabilite de echipa de design. Clienţii sunt seduşi de nişte formate tentante la fel de uşor ca şi designerii, dar managerul de proiect trebuie să evite aceste tentaţii şi să se asigure că proiectul îşi îndeplineşte obiectivele.

O altă metodă de a menţine echipa pe drumul corect către obiective este documentarea procesului de creaţie, lucru ce se poate face sub diverse forme. Conceptele se dezvoltă sub multe forme, dar întotdeauna există  o sursă: un interviu cu clientul, o sesiune de comunicare pe subiect, cercetare sau o sesiune lejeră de căutat idei vizavi de ceea ce vrem să obţinem.

Odată adunate aceste informaţii, majoritatea designerilor vor fi foarte dornici să se apuce de lucru şi să dea frâu liber ideilor. Managerul de proiect poate ajuta în această etapă prin documentarea acestor idei, folosind o planşă de idei, un caiet cu rezumatele şedinţelor de comunicare sau chiar un brief  formal de creaţie.

Aceste documente pot ajuta prin înregistrarea procesului de generare a ideilor, fără să împovăreze designerii cu documentarea fiecărui pas din procesul de creaţie.

În următorul articol pe această temă, veți putea afla care sunt competențele managerului de proiect și dacă este necesar să existe unul în toate companiile de design, pentru fiecare proiect. (n.r)


Why a Project Manager? AIGA