În Cariere

Echipe de succes în design: Partea I

echipe design

În design, aproape toate proiectele sunt prea mari pentru a fi realizate de o singură persoană. Din această cauză, orice firmă de creaţie face eforturi pentru a dezvolta o cultură organizaţională care încurajează munca în echipă.

În multe alte profesii, echipele pot fi ceva mai ierarhice, inflexibile şi statice, în special în cazul echipelor din corporaţii care lucrează împreună timp de mai mulţi ani.

În timp, aceste echipe tind să concentreze mai mult asupra echipei în sine şi devin birocratice. Apar conflicte din pricina competiţiei pentru teritoriu şi politicilor practicate. Echipele din design sunt, totuşi, destul de diferite. Lucrează împreună pentru o perioadă scurtă de timp, de obicei câteva săptămâni sau luni, pentru a realiza un singur proiect.

Niciun proiect nu va semăna cu un altul, astfel că mărimea şi componenţa echipei va fi mereu alta. O abordare de genul producţiei în masă nu va funcţiona niciodată în design – majoritatea proiectelor impun procese şi competenţe diferite.

Pentru a întruni aceste condiţii, firmele de design îşi structurează resursele sub forma unei reţele, componentele fiind destul de scalabile şi flexibile, încât să permită configuraţii multiple.

Echipele de design sunt guvernate de mai puţine reguli, iar fluxul de informaţii este liber, ambele chestiuni permiţând propagarea ideilor inovatoare. Echipele de design sunt orientate spre exterior și se concentrează pe nevoile clientului. Astfel, structura organizaţională este una descentralizată, dinamică, în loc să fie ierarhică şi rigidă.

Având mai puţine nivele ierarhice şi reguli, grupul se adaptează mai uşor la condiţiile externe. De asemenea, natura egalitară a echipelor de design încurajează auto-gestionarea şi participarea activă a tuturor membrilor echipei la procesul de luare a deciziilor. Acest mediu de lucru se potriveşte indivizilor ce sunt atraşi de provocări şi sunt puternic motivaţi de oportunităţile de dezvoltare personală şi profesională.

Găsirea combinaţiei potrivite de abilităţi

În faza iniţială de propunere a unui proiect, unul dintre cele mai importante aspecte ale planificării prealabile este identificarea combinaţiei exacte de abilităţi, necesară pentru ca proiectul să fie un succes. O planificare inteligentă include stabilirea resurselor adecvate şi soluţionarea oricăror alte cerințe care ar putea afecta disponibilitatea acestora. Bineînţeles, designul este ingredientul cheie din această combinaţie, dar alte abilităţi sunt la fel de indispensabile.

Un proiect mare va necesita abilităţi din multe discipline. O problemă complexă va avea nevoie de expertiză în domenii de la cercetare, strategie şi dezvoltare până la tehnologie, inginerie şi management de proiect. În ultimă instanţă, succesul proiectului va depinde de găsirea acelei combinaţii ideale de talent, abilităţi tehnice şi experienţă în domeniu.

Mărimea echipei va fi determinată de numărul de abilităţi necesare. Pentru un proiect mare, echipa va fi formată din membrii de bază, cărora li se vor adăuga alţi colegi în funcţie de necesităţile din diferite etape ale proiectului.

Mulţi experţi în cultura organizaţională consideră că mărimea eficientă a unei echipe de proiect este de 5 până la 7 membri. De aceea, echipa de bază tinde să aibă puţini membri.

Celelalte resurse la care se va apela vor fi foarte specifice. În firmele de design, echipa de bază este de obicei alcătuită din angajaţi permanenţi. Alegerea abilităţilor de care are nevoie firma este o decizie de afaceri foarte importantă. Această alegere va determina componenţa de bază a firmei şi îi va permite să întrunească nevoile recurente ale serviciilor oferite. Se va apela la resurse externe pe termen scurt şi doar pentru a completa cerinţele diferitelor proiecte.

Ţineţi minte că abilităţile cheie, necesare unui proiect, pot veni şi din cadrul firmei-client. Firmele profesioniste de design lucrează în strânsă colaborare cu clienţii, având, mai degrabă, roluri de parteneri decât de furnizori.

Resursele externe implicate pot fi freelanceri sau chiar alte firme de design subcontractoare. Pentru fiecare categorie de abilităţi, vor fi indivizi cu nivele diferite de experienţă, de la seniori la începători. Nu toată lumea va fi implicată în proiect pe toată durata acestuia – unii vor lucra doar pe o etapă sau două.

Echipa, în totalitatea ei, trebuie să fie destul de mare pentru a face faţă volumului de muncă – proiectul va fi sortit eşecului dacă echipa va fi prea mică pentru cantitatea de sarcini sau dacă îi lipsesc abilităţi cheie. Cu toate acestea, pe măsură ce dimensiunile echipei cresc, va exista mai puţină coeziune, mai multă confuzie şi mai multe costuri.

Clarificarea rolului fiecărei persoane

Fiecare persoană este adăugată în echipă pe baza unor abilităţi, după care i se alocă un rol în cadrul echipei.  Este foarte important ca, încă de la început, să se clarifice rolul fiecărei persoane şi relaţia pe care o va avea cu ceilalţi membri. Rolul unei persoane poate varia considerabil de la un proiect la altul. Fiecare rol presupune anumite responsabilităţi şi sarcini specifice- acele activităţi zilnice necesare pentru desfăşurarea proiectului.

După cum vedeţi, un proiect de mari dimensiuni necesită un sortiment variat de oameni. Odată ce aţi făcut combinaţia potrivită de resurse, cum faceţi ca totul să funcţioneze cât mai lin? Pentru a ţine în frâu această distribuţie atât de dinamică, sunt esenţiale două roluri: liderul de echipă şi managerul de proiect.

Liderul de echipă

În firmele de design, directorul de creaţie serveşte de obicei şi drept lider de echipă, deşi rolul poate fi alocat şi unui senior cu experienţă într-un alt domeniu. În general, liderii echipelor de design nu abordează o strategie de tipul „de sus în jos”, nu se comportă ca nişte şefi şi nu dictează oamenilor exact ce să facă. În schimb, rolul lor este mai degrabă de mediator şi catalizator.

Liderul trebuie să motiveze echipa, să clarifice chestiunile dificile şi să gestioneze eforturile echipei.

Asta înseamnă să exploreze alternative, să provoace limitele, să menţină echipa implicată şi să ducă părerile diferite înspre un consens.

Înseamnă să facă membrii echipei să îşi împărtăşească ideile şi să nu se lase constrânşi de limitele propriilor domenii de expertiză. Înseamnă să unească echipa în momente cruciale, să o ghideze în sesiuni de brainstorming şi de evaluare,  să imprime o direcţie dezvoltării unui concept de proiect ce va agrega multiple discipline şi va funcţiona în diverse medii de comunicare.

Liderul va trebui să ia decizii dure când grupul se confruntă cu situaţii dificile, de compromis.

Liderul trebuie să direcţioneze procesul de creaţie astfel încât rezultatul muncii să fie viabil din punct de vedere strategic şi să fie de cea mai bună calitate posibilă. Într-o perioadă scurtă de timp, trebuie produse idei bune şi apoi trebuie executate impecabil.

Liderul de echipă este principala persoană de contact pentru client în ceea ce priveşte problemele strategice şi de creaţie. El este responsabil de gestionarea aşteptărilor clientului pe parcursul proiectului şi, uneori, va fi nevoit să îşi impună părerea şi să fie persuasiv.

Liderul de echipă trebuie să fie empatic vizavi de nevoile şi ţelurile membrilor de echipă.

Un lider bun de echipă va fi un mentor, încurajându-i pe ceilalţi să îşi depăşească limitele creative şi ajutându-i să îşi dezvolte potenţialul. În cazul membrilor permanenţi ai echipei, acest lucru presupune susţinerea dezvoltării personale pe parcursul mai multor proiecte.

Pentru a fi mentor, liderul de echipă trebuie să aibă credibilitate. Trebuie să dispună de abilităţi specifice şi experienţă relevantă pe care să le folosească pentru acest rol.

Liderul trebuie să obțină și să mențină respectul reciproc, vizavi de membrii echipei.

Acest lucru cere din partea sa onestitate, încredere şi consecvenţă în accentuarea ideii de echipă. Liderii eficienţi de echipă au de obicei o abordare descentralizată vizavi de autoritate, permiţând membrilor echipei să lucreze independent, pentru ca, mai apoi, să supună rezultatul muncii spre evaluare şi integrare în cadrul echipei. Asta permite majorităţii proiectelor să treacă rapid prin procesul de prototipare şi ajustările de final.

În cele din urmă, liderul de echipă trebuie să se asigure că entuziasmul şi distracţia nu vor fi înăbuşite de volumul de muncă.

Distracţia este un factor important de motivare. Oferă o perspectivă nouă asupra lucrurilor şi duce la generarea de noi idei.

Fiecare firmă de design se confruntă cu un paradox în acest sens. Care este raportul ideal de libertate şi disciplină? Inovaţia adevărată cere riscuri creative, presupune experimente şi greşeli. În acelaşi timp, echipele de design trebuie aibă parte de o anumită proporţie de organizare. Trebuie să abordeze cu maturitate chestiunile legate de bugete şi orare.

În aceste privinţe, liderul de echipă poate primi ajutor substanţial din partea unui manager de proiect capabil.

Managerul de proiect

Rolul managerului de proiect este unul foarte important. Pentru majoritatea echipelor de design, o persoană care să coordoeze logistica este indispensabilă. Această persoană trebuie să înţeleagă în profunzime procesul de creaţie şi producţie, însă rolul lui nu este acela de designer.

Când se face propunerea de proiect, managerul de proiect poate ajuta în stabilirea estimărilor şi termenelor de livrare, precum şi la identificarea riscurilor posibile.

Odată ce proiectul este activ, responsabilităţile sale vor fi de susţinere a echipei prin gestionarea sarcinilor administrative. Managementul de proiect necesită abilităţi deosebite, diferite de cele specifice design-ului. În firme mici, sarcinile administrative ale proiectului pot reveni designerilor, dar aceste responsabilităţi nu sunt mereu compatibile cu abilităţile lor sau nu sunt cel mai eficient mod de a-şi folosi timpul.

Prezenţa unui manager de echipă îi scuteşte de aceste sarcini şi le permite să își folosească timpul pentru design. Managerul de proiect stabileşte orice întruniri sunt necesare, distribuie informaţii actualizate, monitorizează bugetele şi termenele limită şi documentează progresul pentru fiecare sarcină alocată.

Titlul funcţiei poate varia. Într-o echipă de design interactiv, poate fi numit producător. Într-o echipă ce lucrează mai mult pe partea de print, managerul de proiect poate fi numit manager de producţie, cu experienţă deosebită pe partea de achiziţie. Într-o echipă de publicitate, poate fi numit manager de trafic, responsabilitatea acestuia fiind aceea de a se asigura că materialele potrivite se află la locul potrivit, în momentul potrivit.

De multe ori, rolul managerului de proiect este de a filtra chestiunile ce pot distrage atenţia membrilor echipei şi le pot diminua  productivitatea. Adeseori, acesta preia informaţiile şi cererile de logistică și le distribuie apoi membrilor de echipă potriviţi.

Cu toate acestea, acest rol nu este acelaşi cu cel de account director, care există în unele firme de publicitate. În firmele de design, account directors sunt, mai degrabă, văzuţi ca intermediari. Majoritatea firmelor de consultanţă design elimină rolul de account director pentru a se asigura că există contact direct între client şi echipa de creaţie.