În Cariere

Echipe de succes în design: Partea II

echipe design

În situaţia ideală, relaţiile interpersonale în cadrul echipei ar fi pozitive pe tot parcursul proiectului. Fiind, totuși, realiști, conflictele interpersonale sunt inevitabile într-un colectiv de oameni inteligenţi, ambiţioşi, care lucrează pentru prima dată împreună, în special pe măsură ce se apropie termenele-limită, când presiunea este în creştere.

Așadar, ce puteţi face pentru a preveni sau minimaliza problemele interpersonale? Iată câteva dintre secretele unei colaborări de succes:

Recrutare minuţioasă

Faceţi o selecţie atunci când alcătuiţi echipa. În afară de abilităţile tehnice și cele creative, luaţi în calcul şi personalităţile celor ce ar putea să lucreze împreună într-o echipă. Orientați-vă după profesionalism, încredere şi atitudine pozitivă. O grămadă de egoişti va duce întotdeauna la conflicte şi la scopuri contradictorii. Indivizii dificili sau manipulativi vor submina succesul întregului proiect.

Respect reciproc

Fiecare dintre membrii echipei își va aduce propria experienţă dintr-un domeniu diferit. Aceștia trebuie să fie experți în domeniul lor de expertiză, iar aceasta trebuie să fie recunoscută şi respectată de către ceilalţi. O echipă de experţi recunoscuţi este o colaborare în care toate abilităţile sunt la fel de necesare reuşitei proiectului. De fapt, tocmai această combinaţie de perspective diferite reprezintă cel mai puternic avantaj al unei echipe.

O asumare serioasă a implicării în proiect

Toţi cei implicaţi în proiect câştigă sau pierd împreună. Nu este posibil ca un singur element din proiect să câştige izolat. Ţelurile indivizilor implicaţi trebuie sincronizate cu cele ale grupului per ansamblu. Ţelurile disparate vor duce, inevitabil, spre eşec.

Înţelegere împărtăşită a procesului de muncă

Echipa de design are nevoie de un cadru de muncă şi de un limbaj comun pentru a lucra împreună. O colaborare eficientă cere implicare vizavi de metodologie, terminologie şi termene de livrare comune. Procesul va include analiză şi evaluare prin participarea tuturor membrilor, scopul fiind acela de a identifica şi dezvolta cele mai bune idei din toate sursele posibile.

Comunicare deschisă

Pe parcursul proiectului, este foarte importantă comunicarea eficientă şi pozitivă şi soluționarea rapidă şi echitabilă a conflictelor. Tensiunea creativă este benefică proiectului, dar nu şi conflictele personale. Disputele trebuie conștientizate şi discutate.

Liderul de echipă trebuie să intervină echilibrat, managerul de proiect trebuie să medieze, iar grupul trebuie să fie dispus să îşi rezolve problemele. Liderul de echipă trebuie să aibă grijă să nu dea o notă prea personală criticilor sale. Toţi membrii echipei trebuie să primească feedback periodic vizavi de îndeplinirea sarcinilor din partea liderului şi a celorlalţi membri ai echipei şi sugestii constructive de fiecare dată când sunt necesare modificări.

Monitorizare zilnică şi săptămânală a progresului

Majoritatea proiectelor de design implică o circulaţie liberă a informaţiilor şi şedinţe. Pe proiecte mari, se obişnuieşte să se ţină o scurtă şedinţă zilnică, pentru a discuta despre termenele-limită şi despre urgenţe. Va mai fi ținută și o şedinţă săptămânală detaliată, organizată de către managerul de proiect şi condusă de către liderul de echipă.

Cu toate că tehnologia digitală permite colaborarea de la distanţă, pe un proiect ce se desfăşoară într-un ritm rapid, nimic nu poate înlocui conlucrarea în acelaşi loc şi negocierea faţă în faţă. Pentru a respecta programul fiecărui participant, ţineţi şedinţa scurtă şi la obiect. La şedinţă, menţionaţi ce schimbări au apărut şi ce s-a obţinut până în momentul respectiv. Ţineţi minte să oferiţi recunoaştere celor ce au avut un comportament pozitiv, rezultate şi contribuţii. Ar trebui să menţionaţi şi veştile negative dacă există.

Este o ocazie bună pentru echipă să corecteze eventuale defecte în comunicare, să lămurească diverse chestiuni şi să îşi reorienteze energia spre proiect. (Totuşi, liderul de echipă trebuie să ia decizii dacă vreunul din membrii echipei are vreo problemă personală serioasă. Cel mai bine este să îşi amintească zicala potrivit căreia este bine să lauzi în public şi să critici în particular.) Fiecărui membru trebuie să i se ceară şi să i se dea ocazia să contribuie. La sfârşitul şedinţei, faceţi un rezumat al deciziilor luate şi al acţiunilor asupra cărora trebuie să se revină. Alocaţi fiecărei sarcini o persoană şi o dată la care trebuie terminată. Trebuie să existe responsabilitate personală vizavi de rezultate.

De câte ori este posibil, asiguraţi-vă că progresul este vizibil. Afişaţi ultimele versiuni de design şi alte documente importante cum ar fi rezultatele cercetărilor şi strategia de brand. Afişaţi grafice ce arată ritmul în care se consumă bugetul şi programul actualizat ce aminteşte tuturor de termenele limită şi de livrare. Informaţiile referitoare la proiect trebuie să fie centralizate, fie pe un site intranet fie – o opţiune mai benefică pentru echipă – un spaţiu fizic comun.

Multe firme de design industrial amenajează o cameră de lucru unde se pot lăsa la vedere toate materialele folosite în proiect. Toate şedinţele se ţin în acest spaţiu. Dacă materialele sunt confidenţiale, spaţiul poate fi încuiat când echipa lipseşte. Un spaţiu comun de lucru permite echipei să lucreze împreună îndeaproape, ceea ce crește interacţiunea şi încurajează colegialitatea.

O muncă bine făcută

La sfârşitul proiectului, echipa livrează clientului rezultatele finite sau o predă unor terțe părți, cum ar fi o firmă de print pentru implementare. De îndată ce se întâmplă acest lucru, toate resursele echipei sunt realocate. De aici rezultă probleme de ordin psihologic foarte importante. Pentru a se menţine pe piaţă, fiecare firmă de design trebuie să aibă un flux constant de proiecte. Programul de ansamblu este foarte strâns astfel încât, imediat ce un proiect se încheie, un altul începe.

Totuşi, pot apărea frustrări dacă echipei nu i se permite să ia o mică pauză pentru a se bucura de rezultatele obţinute. Moralul echipei şi energia colegilor vor avea de suferit. O minimă chestiune ar fi o întâlnire cu întreaga echipă de proiect pentru a revedea rezultatele după ce proiectul s-a încheiat, prin prisma succesului obţinut. Este o ocazie bună de a discuta ce a mers bine, ce a mers rău şi de a învăţa din greşeli.

Într-o firmă mare, ar trebui să existe şi o modalitate de a împărtăşi rezultatele cu restul colegilor pentru a promova o cultură organizaţională ce încurajează educarea intraorganizaţională. Pentru membrii personalului, ar trebui să fie o modalitate de a include feedback legat de rolul echipei în performanțele obținute. Acest lucru încurajează dezvoltarea personală şi profesională.

La încheierea unui proiect mare sau dificil, este foarte important ca nevoile emoţionale ale membrilor echipei să fie satisfăcute. Sunt multe metode de a recunoaște și recompensa meritele echipei: un mic eveniment sau petrecere, o fotografie de echipă, un memento personal sau poate o notă de mulţumire personală din partea liderului de echipă.

Astfel, ciclul va fi închis şi va avea un impact semnificativ asupra moralului echipei, întrucât marchează încheierea unei experienţe comune, transmite un mesaj clar că efortul a dat rezultate şi creează o motivaţie pozitivă pentru proiectele ce vor urma.