În Cariere

Îngăduință pentru ședință

îngăduință pentru ședință

Pentru noi, şedinţele se compun din verbul a „şedea” şi sufixul „-ință”. Pentru mulţi dintre noi, sufixul „-ință” s-a parazitat prima dată în cuvinte precum „silință”, „suferință”, „nedăruință” etc. De ce ne chinuie aşa de mult şedinţele astea şi cum au ajuns să fie o corvoadă pentru prea-răbdătoru` angajat? Şi de ce se mai ţin dacă nimeni nu tânjeşte după ele?

Am citit într-un articol că ar trebui să renunțăm cu totul la şedinţe și să le înlocuim cu discuții. Păi, oare nu şedinţa e în sine o discuţie? Nu e ea comunicare pur-sânge? La nivel psihologic, poate că e mai bine să dispară din vocabularul organizaţional „şedinţa” provocatoare de traume şi să fie înlocuită cu „discuţie”, „meeting”, „întrevedere” ş.a.m.d. Mi-e teamă însă că, în scurt timp, vor ajunge să ne traumatizeze mult prea multe cuvinte din dicţionar şi atunci ce mai facem?

Eu zic că am putea totuşi să mai acordăm o şansă şedinţei, pentru că o să vedem imediat că ea se vrea a fi mult mai plăcută şi mai utilă decât o văd mulţi dintre cei care o „susţin” şi pentru care scriu mai jos astfel:

Şedinţa vrea să se facă utilă.

Părerea mea este că şedinţele încă sunt în viaţă pentru că trebuie să mai şi comunicăm din când în când, altfel decât prin scris, pentru că suntem oameni, nu roboţi şi tragem nădejde că nu tot ce avem să ne comunicăm sunt informaţii formale.

Pentru că, spune profesorul Albert Mehrabian, conform cercetărilor realizate de el:

  • 55% din mesajele ce se raportează la sentimente şi atitudini sunt date de limbajul non-verbal;
  • 37% sunt date de paralingvistică (modul în care se spun cuvintele);
  • 7% din cuvintele scrise transmit sentimentele şi atitudinile dorite.

Concluzionăm, deci, că e mai bine să comunici verbal şi e şi mai bine să comunici tête-à-tête dacă vrei să transmiţi mai mult decât informaţie pură.

Dacă, în schimb, informaţia poate fi comunicată printr-o altă modalitate, atunci fă-o altfel, nu irosi timpul oamenilor pentru că ţie ţi-e lene să scrii un email.

De exemplu: vrei să găseşti soluţii la o problemă, să motivezi oamenii, să fii eficient, să fie şi alţii eficienţi, să creşti productivitatea, să generezi idei, să iei decizii care nu te privesc numai pe tine, să faci un briefing de proiect, să primeşti feedback, să faci training, seminar etc? Fă o şedinţă.

Sau vrei să anunţi că X-ulescu are alergie la şedinţe şi şi-a dat demisia, că vânzările au crescut cu 5%, că firma a primit o certificare anume, că ai nişte statistici de comunicat, un raport etc.? Scrie un email.

Şedinţa vrea să poarte un dialog.

Nu da vina pe participanţi că sunt plictisiţi la şedinţa ta, atât timp cât monopolizezi discuţia sau, mai grav, ai gândit-o de la început ca pe un monolog. Dacă nu este interactivitate, pune măcar pe masă nişte cărţi de colorat şi creioane.

Şedinţa vrea să fie interesantă.

Nu da vina pe nepăsarea participanţilor atâta vreme cât ai invitat la şedinţă oameni care nu au o legătură directă cu subiectul propus. Chiar nu e ca la organizarea unui party, când îi chemi pe toţi, în speranţa că o să fii popular şi nu o să superi pe nimeni.

Şedinţa vrea să fie umană.

Chiar dacă sună cam rece cuvântul „şedinţă”, ai grijă să nu suni şi tu la fel. Şedinţa o ai cu nişte oameni, nu cu nişte pereţi (decât dacă ţii neapărat). Nimănui nu îi place să i se vorbească de sus, pe un ton care nu denotă, dar nici nu stârneşte un interes, un sentiment sau o implicare cât de cât. Cum spuneam mai sus, dacă vrei să comunici formal, fă-o printr-un memo.

Şedinţa vrea să vină anunţată.

Odată ce ai luat hotărârea că trebuie să se lase cu o şedinţă, anunţă-i şi pe presupuşii participanţi şi, dacă se poate, anunţa-i din timp. Trimite-le tuturor o invitaţie cu:

  • Ziua şi intervalul orar  – cât de fix se poate şi astfel încât să o poată adăuga fiecare cât mai uşor în calendar;
  • Subiectul şedinţei;
  • Ce se discută – punctat, chiar dacă tu ai impresia că îşi dau ei seama din subiect (aşa cum credeam şi eu). O să vezi că asta tot pe tine te ajută mai mult, în sensul că îţi va fi mai uşor să urmăreşti scopul şedinţei şi să eviţi abaterile prea îndepărtate de subiect.

Şedinţa vrea să nu deranjeze degeaba.

Când ţinem o şedinţă, astfel încât să fie şi productivă, trebuie stabilit în funcţie de specificul organizaţiei. Între 1pm-5pm, în Spania este perioada de mers acasă şi făcut siesta. Între 12 pm-13 pm, în China este perioada de stat la lucru şi făcut siesta. În Israel, vinerea este zi de stat acasă şi făcut ce vrei ş.a.m.d. Aşa că, din punctul meu de vedere, fă o şedinţă când trebuie şi când lumea poate.

Vorbind strict la modul general, adică cel care se aplică şi la noi, unde perioada de siestă este între orele 10pm-7am, aş avea unele recomandări şi anume:

Dimineaţa devreme se spune că suntem odihniţi, cu mintea limpede şi energici. Acum ar fi momentul pentru şedinţele ce se vor a fi productive, creative, care necesită atenţie.

Nu în pauza de prânz sau chiar înainte de ea, dacă subiectul şedinţei presupune concentrare maximă din partea participanţilor. Fă-o doar dacă subiectul şedinţei este „Brainstorming pentru un nou sortiment de pizza” sau dacă vrei să te asiguri că discuţiile nu se lungesc mai mult decât trebuie.

După pauza de masă, nu fă şedinţe care presupun vizionarea unui film. Cu burta plină fiind, parcă altfel vezi lumea, eşti mai îngăduitor şi mai bun, dar ești şi mai leneş, căci Moş Ene şi-ar aşeza şi el burta plină pe nişte gene. Deci, fă-o doar dacă ai nevoie de la participanţi de bunăvoinţă, de aprobare, de îngăduinţă.

Seara, nu pune şedinţe lungi, că lumea abia aşteaptă să termine lucrul şi să plece acasă. Mulţi şi-au fixat întâlniri la o bere rece, alţii sunt aşteptaţi acasă cu masa caldă şi sigur nu vrei să provoci supărare în familia omului, că atunci ori încearcă să iasă cu faţa curată şi îşi schimbă jobul, ori, dacă spălarea obrazului e tardivă, vine necăjit la lucru şi munceşte cu draci şi fără spor şi iarăşi n-ai făcut nimic.

Seara târziu sunt şedinţele pentru managerii seniori pentru că angajaţii sunt plecaţi sau prea concentraţi să-şi finalizeze ultimele taskuri, deci e momentul când nu ar trebui să mai fie deranjaţi decât de ei înşişi.

Ca şi zi a săptămânii, cred că orice zi lucrătoare e ok, dacă nu e vineri şi mai ales, o vineri scurtă de vară.

Şedinţa vrea să fie chibzuită.

Încearcă să menţii şedinţele la 30, maxim 90 de minute, dacă e chiar  musai. Dar dacă e mai lungă de 1 h, fă câte o pauză o dată la 45 min-1 h, chiar şi una de doar 5 minute. O să vezi că nu numai fumătorii – care miros deja a irascibilitate – vor aprecia mica pauză.

Şi dacă tot vorbim de chibzuinţă, încearcă să nu îţi faci o obişnuinţă din a pune şedinţe pe orar. Cum ziceam mai la început, fă-o doar dacă e necesar şi caută să nu fie necesar în fiecare zi.

Şedinţa vrea să fie gazdă bună.

Caută să ţii şedinţele într-un loc plăcut care să mai destindă atmosfera. Asigură-te că toată lumea stă comod, că nimeni nu face țurțuri sau se prelinge cu sudori cu tot. Dacă, în afară de tine, mai trebuie să-şi ia cineva notiţe, pregăteşte şi pentru ei hârtie şi pixuri (asta o să o fac şi eu, la următoarea şedinţă ;).

Şedinţa vrea să aibă rezultate.

Ştii că o şedinţă a fost bună dacă ai/aţi ajuns la o concluzie, la nişte rezultate. Dacă, în schimb, şi tu şi participanţii v-aţi ales cu o ambalare inoportună, nefinalizată şi frustrantă, analizează şi vezi care a fost baiul, căci nu vrei că baiul să se repete.

Acestea fiind spuse, iată şi o concluzie scurtă-scurtă: fă o şedinţă doar dacă trebuie, când trebuie şi cu cine trebuie. Şi, neapărat, fă-o cum trebuie!