În Inspirație

4 trucuri pentru a-ţi gestiona mai bine timpul

time-management

Când ne gândim la cum să ne gestionăm mai bine timpul, ne gândim în primul rând la timpul fizic, cel indicat de ceas.  Dar cum ar fi dacă ne-am concentra în schimb asupra timpului mental? Dacă ne-am putea organiza activităţile gestionând mai bine timpul mental?

Timpul mental este ceea ce percepem în interior şi are un caracter foarte personalizat.

Fiecare percepe timpul în funcţie de acţiunea  pe care o desfăşoară la un moment specific, de natura gândurilor pe care le are sau de tipul de interacţiune în care este implicat.

Aceste aspecte sunt valabile atât în ceea ce priveşte activităţile profesionale cât şi cele din viaţa privată.

Deoarece timpul este subiectiv, planificarea acestuia nu ar trebui privită ca o alocare optimă a timpului fizic în scopul rezolvării a cât mai multor probleme, ci mai degrabă ca o alocare mai bună a resurselor mentale în funcţie de tipul de activitate pe care vrem să o desfăşurăm.

Dar ce ar presupune asta mai exact?


Timing-ul

La prima vedere poate părea că nu este un aspect esenţial, dar momentul din zi când faci o activitate este la fel de important sau poate chiar mai important decât cât timp aloci efectiv pentru acea activitate.

După cum explică Daniel Pink în cartea sa When: The Scientific Secrets of Perfect Timing, în decursul unei zile avem  o perioadă de “vârf” la câteva ore după ce ne trezim şi ne începem activitatea, când suntem cel mai eficienţi din întreaga zi.

Acesta este urmat de o perioadă de “cădere” în care capacitatea noastră de concentrare este diminuată şi ne pierdem din acea “ascuţime” a minţii caracteristică perioadei de “vârf”.

Ţinând cont de acest aspect, planifică-ţi activităţile solicitante sau care necesită foart multă concentrare şi atenţie în decursul orelor de vârf, şi lasă activităţile mai puţin solicitante, precum cele de gestionare, corespondenţă sau organizare pentru perioadele când puterea mentală este mai scăzută.

Din acest punct de vedere, timing-ul este un truc de gestionare a timpului foarte eficient.

Ţine astfel cont de ritmul tău mental şi vei putea să rămâi activ toată ziua, să eviţi “momentele goale” în care te chinui să rezolvi ceva, simţi că ai un blocaj sau pare că nu ai resursele necesare.

Nu uita că a fi eficient nu înseamnă să funcţionezi la maxim tot timpul zilei, ci să funcţionezi în parametri optimi, în armonie cu ritmul natural al minţii tale.

 

Flow-ul

Încearcă să îţi desfăşori cea mai mare parte a activităţilor tale în starea de “flow”.

Flow-ul, aşa cum a fost definit de psihologul care a introdus acest concept, Mihaly Csikszentmihalyi, este acea stare de motivaţie internă în care o persoană este complet absorbită de activitatea pe care o face şi este caracterizată printr-o combinaţie optimă între acţiune şi awereness, simţul controlului, concentrare foarte puternică şi pierderea simţului timpului.

Cu alte cuvinte,  timpul se scurge cu totul altfel în “flow” decât înafara acestei stări. Implicit, 2 ore în care lucrezi la un proiect şi eşti în această stare vor trece mult mai eficient decât dacă le petreci cu acelaşi proiect dar nu eşti în această stare mentală.

Pentru a reuşi să intri şi să te menţii în starea de flow este nevoie să îţi creezi un mediu care să te ajute.

Alocă-ţi aşadar un timp înainte de a începe să lucrezi pentru a-ţi crea un ambient, cu un anumit tip de muzică sau arome spre exemplu, care funcţionează pentru tine şi te ajută să obţii această stare mentală optimă.


Creează o strategie personalizată de revenire după de ai fost distras

Deşi starea de flow este ideală, nu vei putea să fii şi să te menţii în această stare pentru tot parcursul zilei.

Depinde foarte mult de cât de bine reuşeşti să îţi creezi un mediu prielnic pentru asta, iar uneori acest lucru este foarte greu de realizat.

Spre exemplu, dacă eşti la birou, nu poţi evita să fii întrerupt de un coleg care are o solicitare de la tine, sau un telefon de la un client.

În acest tip de situaţii este bine să îţi construieşti o strategie de “revenire”, astfel ca după ce ai fost întrerupt să poţi să reintri cât mai rapid în ritm.

Deşi momentul cât ai fost efectiv întrerupt sau distras îţi răpeşte doar câteva minute pe ceas, mental pierzi foarte mult timp pentru a reveni la ceea ce făceai. Cu cât revii mai repede, cu atât câştigi practic mai mult timp.

 

Fii realist cu ceea ce este realizabil

Nu îţi supra-aglomera agenda şi nu umple fiecare moment din zi cu o activitate, chiar dacă teoretic poţi să faci asta.

O agendă aglomerată înseamnă o minte aglomerată şi implicit un anumit stress care îţi răpeşte din puterea mentală.

Genul acesta de time management, în care planifici fiecare interval de timp din zi poate avea un efect copleşitor. Te poţi simţi în criză de timp chiar înainte să începi să faci concret ceva.

Încearcă, spre exemplu, să îţi planifici doar 1-2 activităţi importante şi încă 1-2 de importanţă redusă.  Dacă reuşeşti să finalizezi toate astea, poţi oricând să mai faci ceva în plus.

Poţi chiar să realizezi mai multe decât ai fi crezut că se poate în ziua respectivă.

Dacă în schimb ai o agendă plină, rişti să devii “presat de timp” şi să simţi că eşti pe fugă de la un task la altul. Vei pierde astfel mult mai mult timp mental pentru a te ocupa de toate şi te va epuiza înainte să parcurgi toate rubricile atent plănuite pentru ziua respectivă.

Alocă timp suficient, realist, pentru fiecare activitate.  Senzaţia că ai vreme să te adânceşti într-un proiect şi nu eşti grăbit crează un spaţiu mental în care laşi loc creativităţii să se manifeste.

Asta te ajută totodată să te simţi confortabil cu fiecare activitate pe care o începi, îţi este mai uşor să intri în starea de flux şi vei avea suficiente resurse interne de energie cu care să gestionezi cât mai bine distragerile accidentale sau întreruperile nedorite.