În Tips & Tricks

Cum să creezi un newsletter cu resurse minime

creare newsletter

În acest articol, veți afla cum să realizați un newsletter pentru publicul intern sau extern, fără să angrenați o întreagă agenţie de specialişti, fără să apelați la serviciile unui designer şi folosind clasicul Microsoft Word.

Citește și: E-mail marketing cu MailChimp – un scurt ghid practic

Cuprins:

Elementele componente ale unui newsletter
1. Calea grea: pornim de la 0
2. Calea ușoară: edităm un template oferit de către Microsoft Word

 
Dacă sunteți specialiști PR într-o companie mică, există şanse mari să nu existe un designer în firmă care să vă ajute şi nici fondurile necesare pentru a solicita serviciile unuia. Şi atunci vă vedeți puși în situaţia de a crea documente cu o puternică dimensiune vizuală, fără ca voi să fi deschis vreodată un program de editare grafică precum Photoshop.

Deşi ne alegem de multe ori exemplele din ograda celor mai mari agenţii de comunicare, suntem conştienţi că PR-ul se face şi la scară mai mică. Mai mult decât a fi conştienţi de această realitate, o şi încurajăm, deoarece relaţiile publice sunt, de multe ori, salvatoare pentru afacerile mici.

.

Elementele componente ale unui newsletter

Înainte de toate, trebuie să aflați care sunt elementele componente ale unui newsletter. În primul rând, este numele. Pus sub forma unui header de cele mai multe ori, asemenea titlurilor din presa scrisă, numele unui newsletter trebuie să se încadreze ca și grafică, font şi concept, în identitatea companiei de care este emis. Poate fi chiar numele organizaţiei respective, o valoare reprezentativă pentru aceasta sau o formulare standard şi descriptivă de genul „Newsletter-ul Ctrl-D”.

Totuşi, dacă reprezentaţi o companie creativă, este recomandat să evitaţi astfel de exprimări terne. De obicei, numele newsletter-ului se regăseşte în partea superioară a fiecărei pagini, scris cu caractere mai mici. Uneori, se poate aşeza, chiar sub header, un fel de moto, care poate fi mereu acelaşi sau poate varia, în funcţie de tipul de conţinut al fiecărui număr.

Corpul newsletter-ului este, cel mai frecvent, dispus pe două sau trei coloane, cu rubrici foarte bine delimitate prin culori, forme ori simboluri foarte vizibile. În funcţie de publicul căruia i se adresează, corpul unui newsletter poate cuprinde informaţii diverse, de la schimbări în companie şi proiecte interne la oferte speciale şi evenimente deschise publicului larg.

Ce rămâne, însă, ca regulă constantă tuturor newsletterelor este faptul că, asemenea unui comunicat pentru Social Media, acestea trebuie să exploateze posibilitatea de a integra elemente multimedia, de a ataşa imagini, de a completa informația cu semne grafice, scheme şi, uneori, de a face trimiteri la alte resurse prin folosirea de linkuri.

Tot similar publicaţiilor scrise, uneori newsletterele – mai ales cele interne – cuprind şi un fel de casetă redacţională, cu numele tuturor persoanelor care au contribuit cu articole în numărul respectiv.

Bineînţeles, nu trebuie să lipsească numele rubricilor, numărul paginii, legendele fotografiilor şi datele de contact.

Acestea fiind lămurite, să trecem la treabă. Spuneam la începutul acestui articol că putem realiza un newsletter plăcut ochiului şi bine structurat fără eforturi prea mari, nici de timp, nici de natură financiară. Cum? Folosind vechiul nostru prieten, Microsoft Word.

Există două căi în acest demers: putem porni de la zero, folosind un document gol pe care să îl salvăm ulterior ca template predefinit sau putem porni de la un template deja existent. O să le încercăm, în cele ce urmează, pe fiecare în parte.

.

1. Calea grea: pornim de la 0

Deschidem Microsoft Word, creăm un document nou, dimensiunea de tip „Letter” şi îi setăm o structură pe trei coloane la „Page Layout”. Adăugăm headerul, introducând o imagine deja prelucrată în Photoshop sau folosind WordArt. Eu am folosit WordArt, pentru a mă încadra la maxim în ideea de „resurse minime”.

Urmează inserarea textului, însoţit de imagini reprezentative şi semne care indică rubrica în care se încadrează fiecare articol în parte. O să creez, pentru ilustrare, o singură pagină:

După cum se vede, am folosit primele două coloane pentru a indica două rubrici distincte, iar pe a treia am adăugat un cuprins. De asemenea, am asociat fiecărui articol câte o imagine şi am făcut trimiteri către legături externe. Acest document poate fi salvat ca template, pentru a putea păstra designul şi a modifica doar conţinutul.

.

2. Calea ușoară: edităm un template oferit de către Microsoft Word

Cea mai la îndemână modalitate de a crea un newsletter personalizat este să pornim de la un template deja existent, pe care să îl edităm conform identităţii şi nevoilor companiei pe care o reprezentăm.

Pentru a face acest lucru, atunci când deschidem un nou fişier, nu mai pornim de la o foaie goală, ci, folosind funcția de căutare, selectăm din template-urile pe care ni le pune la dispoziţie Microsoft Office pe acelea pentru documente de tip newsletter:

Eu o să lucrez pe „Business Newsletter”, un template cu patru pagini, pentru că mi se pare cel mai „aerisit”. Am apăsat pe butonul de descărcare şi aşa arată când îl deschid:

Am editat, cu scop ilustrativ, doar prima pagină. Am schimbat cromatica, am adăugat text şi câteva imagini reprezentative pentru acesta. În locul imaginii din partea superioară, am pus un cuprins. A durat câteva minute şi arată aşa:

Se pot face mult mai multe cu ceva mai multă răbdare şi spirit creativ. Ceea ce trebuie, însă reţinut, este că, până învăţaţi să „meşteriţi” programele de editare foto ori cele de paginare, există această variantă.

Fişierul poate fi salvat ca *.pdf, printat, ataşat unui e-mail sau pus direct pe site, în funcţie de publicul avut în vedere şi nevoile companiei.