În Tips & Tricks

Metoda Kanban: ce este și cum o folosim pentru a crea un plan de marketing

kanban

Planificarea task-urilor zilnice, crearea unui plan sau a unei strategii de marketing și chiar organizarea unui eveniment pot fi dificile dacă nu ai la îndemână instrumentele necesare. Aplicațiile care te ajută să concepi planuri și proiecte de marketing pot fi complicate sau costisitoare, dar o soluție simplă și rapidă la care poate nu te-ai gandit este metoda Kanban.


În realitate, acest sistem este mult mai comun decât ai crede și probabil l-ai mai întâlnit înainte, deși nu te-ai mai gândit că ai putea să-l folosești și pentru activitățile de marketing.

 

Dacă haosul sarcinilor îți pune în pericol munca, este timpul să cauți o metodă alternativă de organizare. Kanban este una dintre cele mai simple și intuitive metode pe care le poți utiliza pentru a monitoriza un proiect.

 

Istoricul metodei Kanban

Kanban-ul a fost dezvoltat în anii 40 de către inginerul japonez Taiichi Ono. La vremea respectivă, se folosea doar în fabricile companiei Toyota pentru a echilibra nivelul stocurilor cu cel al producției. Muncitorii comunicau prin câteva bilețele numite “kanban”. Fiecare asemenea bilet conținea cerințele exacte pentru materialele necesare procesului de fabricație. În limba japoneză, cuvântul ”kanban” înseamnă ”fișă” sau ”cartelă”.

 

În prezent

Actualmente, Kanban nu se folosește doar în producția de bunuri fizice. Metoda este utilizată în general în cadrul managementului de proiect pentru a vizualiza fluxul de lucru și pentru a identifica posibilele obstacole din evoluția unui proiect. Totuși, Kanban-ul este la fel de eficient și în alte domenii, sau folosit chiar pentru organizarea activităților personale.

 

Iată aici cum îți poți crea propriul Kanban personal pentru a-ți structura activitățile zilnice:

Structura unui tabel Kanban

Un tabel Kanban de bază are următoarele trei componente indiferent că este unul fizic sau virtual:

 

  1. Tabelul: un spațiu de lucru unde îți plasezi sarcinile ce duc la finalizarea proiectului și prin care monitorizezi întreaga activitate a proiectului
  2. Listele (coloanele): conțin sarcini similare sau care au legătură între ele, aparținând aceluiași stadiu al proiectului
  3. Sarcinile: conțin detaliile cu privire la activitățile ce au legătură cu proiectul

 

La ce ne ajută Kanban-ul?

Sistemul Kanban este folosit și în prezent în mediul de business din câteva motive întemeiate:

1. Te ajută să analizezi într-o manieră vizuală întreaga activitate dintr-un proiect.
2. Poți identifica și înlătura orice obstacol din timpul evoluției proiectului.
3. Întărește spiritul de echipă, îmbunătățind colaborarea dintre angajați și rata de succes a proiectului.
4. Crește viteza fluxului de lucru prin transparența pe care o implică întregul proces.

 

Folosind acest sistem, poți distribui cu precizie sarcinile între membrii echipei tale și poți identifica activități inutile care ar putea să fie ignorate temporar. În plus, această metodă îți poate rezolva problemele legate de productivitate, concentrare și distribuire a timpului de muncă.

 

În esență, metoda Kanban constă în crearea unor tabele împărțite în trei coloane (“De făcut”, “În lucru”, “Finalizat”). Optimizarea muncii poate fi făcută printr-un tabel unde sarcinile pot fi mutate dintr-un stadiu al proiectului în altul până când sunt tduse la bun sfârșit.

 

Scopul principal al Kanban-ului este de a elimina pierderile prin eficientizarea fluxului de lucru și prin prezentarea activităților într-un mod vizual care să ajute la identificarea imediată a posibilelor pericole care pot amâna finalizarea proiectului.

 

Opțiunea “Kanban digital”

Metoda clasică a notițelor lipite pe o tablă albă nu mai este la fel de eficientă ca înainte. Informațiile se pot pierde cu ușurință și nu sunt ușor de accesat de către întreaga echipă. Acestea sunt motivele pentru care au apărut și variantele online ale Kanban-ului odată cu dezvoltarea tehnologiei.

 

Un Kanban digital îți permite să-ți filtrezi datele în funcție de criteriile dorite. Astfel poți să te concentrezi doar pe acele sarcini care sunt cu adevărat importante pentru un anumit stadiu al proiectului. În plus, poate să te ajute să-ți organizezi munca fără dezordinea și haosul unui tabel clasic.

 

Tabelele tradiționale nu permit prea multă personalizare. Un spațiu de lucru virtual poate fi adaptat nevoilor tale exacte dacă vrei o anumită ordine a sarcinilor, niște culori mai îndrăznețe sau chiar imagini care să te ajute să identifici activitățile mai rapid. De fapt, ceea ce stă la baza metodei Kanban este simplitatea și ușurința de utilizare care o fac accesibilă oricărui utilizator.

 

Cel mai cunoscut instrument pe care îl poți folosi pentru a crea un tabel Kanban este Trello. Ușor de utilizat, acesta oferă o interfață simplă care poate fi folosită și în scopuri personale.

 

Tabelele Kanban pot fi folosite indiferent de domeniul de activitate sau de industria în cadrul căreia profesați. Am construit o serie de tabele care să te ajute să înțelegi modul în care pot fi utilizate acestea și cum se pot structura sarcinile pentru a crea un proiect de succes. Încearcă-le pe acestea sau crează-ți propriile tabele bazate pe metoda Kanban.

 

Planul este elementul-cheie al oricărei campanii reușite. Printr-o aplicație digitală poți să îți expui atât creativitatea, cât și calitățile organizatorice în cadrul unei campanii deștepte. În următorul exemplu, poți să vezi plan de marketing făcut prin intermediul aplicației Trello:

Kanban Trello

 

O asemenea aplicație poate fi folosită colaborativ. Astfel, toți membrii echipei de marketing vor avea acces la proiect și vor putea să aducă îmbunătățiri acestuia.
 

Totodată, platformele online îți permit să stochezi fișiere direct în aplicație. Asta înseamnă nu numai că vei putea comunica cu echipa ta direct pe proiect, ci și că aceștia vor avea acces non-stop la fișierele și datele comune proiectului. Un plan corect întocmit îți oferă controlul total asupra proiectului tău.

 

Află mai multe despre cum poți să concepi un plan de marketing din acest ghid care explică modul de întocmire al unui plan reușit.

 

Dacă ai nevoie de un tabel complex, trebuie să știi că există și aplicații care furnizează șabloane detaliate de tabel Kanban. În general, proiectele care implică un număr ridicat de angajați sau departamente pot fi monitorizate mai ușor printr-un tabel cu o structură avansată.

Totuși, dacă ai început abia recent să folosești această metodă, ar fi mai bine să rămâi o perioadă la varianta simplă a tabelului.

 

Un alt instrument asemănător care te ajută să îți creezi rapid un tabel Kanban este Kanban Tool. Spre deosebire de Trello, această platformă îți oferă șabloane de tabele Kanban complexe în funcție de cerințele proiectului la care lucrezi.

 

Ai aici un exemplu de tabel Kanban folosit pentru marketingul digital conform planificărilor temporale ale unor activități. Urmărește modul în care sunt distribuite task-urile pornind de la status și felul în care Kanban Tool limitează numărul de activități/stadiu de proiect:

kanban tool board

 

Bineînțeles că există și alte instrumente online pe care le poți folosi pentru a concepe un plan de marketing. Totuși, ce trebuie să știi e că un tabel Kanban este mult mai eficient dacă e parte dintr-un sistem complet de management.

Astfel, o alternativă la aplicațiile simple sunt softurile de management de proiect.

 

Spre deosebire de instrumentele dedicate doar Kanban-ului, printr-un asemenea soft poți să îți controlezi și monitorizezi mult mai in detaliu întregul proiect de la început până la sfârșit.

Asemenea platforme te pot ajuta să monitorizezi timpul petrecut pe un anumit proiect și să menții colaborarea în timp real cu echipa ta.

 

O platformă completă îți permite și să îți monitorizezi și pontezi cu exactitate timpul de muncă. În același timp, te va ajuta să generezi planuri care permit evitarea întârzierilor, să îți adaptezi bugetul modificărilor neașteptate și să îți organizezi atmosfera de lucru.
 

Ca urmare, poți crea un mediu transparent de muncă unde toți angajații sunt conștienți de stadiul proiectului și de tot ceea ce se întâmplă cu el.
 

Astfel, toate sarcinile vor fi mult mai ușor de distribuit și de urmărit, iar monitorizarea zilnică a acestora va susține analiza atentă a parametrilor necesari rezoluției proiectului.

 

Luând în considerare nevoia de calitate și timpul pe care îl ai la dispoziție pentru a livra proiectul, un asemenea soft te poate ajuta să îți ordonezi sarcinile în funcție de prioritate și de evoluția proiectului.
 

Accentul muncii tale cade pe îmbunătățirea proceselor de lucru ale întregii echipe și pe optimizarea operațiilor existente. În același timp, vei evita aglomerarea responsabilităților și a sarcinilor pentru a nu-ți suprasolicita angajații.

 

În cadrul unui proiect care folosește acest sistem de organizare a activității, întreaga echipă este responsabilă de buna desfășurare a acestuia. Acest proces poate să-ți ajute echipa să comunice mai bine și să evite neînțelegerile pentru a preveni posibilele greșeli.
 

O sarcină poate fi atribuită unui singur angajat sau poate fi efectuată de mai mulți membri. Ai și opțiunea de a face întreaga echipă responsabilă de o anumită sarcină pentru a garanta respectarea tuturor standardelor impuse de client.
 
Am creat prin intermediul unui soft de project management dezvoltat în întregime în România, Paymo, un exemplu de tabel Kanban și modul în care o echipă de marketing digital îl folosește pentru a-și organiza munca:

Kanban echipa marketing digital featured image

Utilitatea Kanban-ului poate fi foarte diversă. În funcție de cerințele proiectului tău, se pot găsi o sumedie de alte întrebuințări pentru aceste tabele. Alternativ, sistemul Kanban poate fi folosit pentru activități specifice. Am creat aici un exemplu de calendar editorial conceput prin această metodă:

paymo calendar editorial

 

Sfat: Pentru a profita de toate beneficiile acestui sistem, cere feedback-ul echipei tale. Ei te pot ajuta să îmbunătățești rezultatele Kanban-ului și să îl adaptezi la nevoile fluxului de lucru.
 

Află ce a funcționat și ce nu, adună sugestii pentru dezvoltarea continuă a proiectului și a echipei și testează noile idei pentru a le găsi pe cele productive. Întregul proces va fi astfel documentat pentru o mai bună funcționare a acestuia.
 

Nu păstra niciodată tabele învechite care ar putea să creeze probleme în demersul proiectului. Modifică-le frecvent pentru a te scuti de nevoia de a repara problemele pe care un tabel neadaptat noilor tehnologii le-ar putea cauza.
 

Printr-o platformă de Kanban sau de management de proiect poți să creezi câte tabele Kanban îți sunt necesare, să muți ușor o sarcină dintr-un stadiu în altul sau chiar să arhivezi toată activitatea unui proiect finalizat pentru a-ți folosi drept inspirație la proiectele viitoare.
 

Kanban-ul elimină astfel nevoia de a utiliza mai multe instrumente pentru efectuarea propriu-zisă a sarcinilor și pentru stocarea datelor într-un mediu sigur la care te poți întoarce oricând.
 

Prin acest sistem vei putea să limitezi munca pe care o depui la activitățile sale esențiale, cu scopul de a îmbunătăți productivitatea.
 

Analiza vizuală a demersului unui proiect rămâne una dintre cele mai eficiente metode de monitorizare a sarcinilor de muncă. Dacă ești în căutarea unei modalități de a-ți structura activitatea într-un timp cât mai scurt și fără riscuri, metoda Kanban va fi cu siguranță perfectă pentru tine.
 

Te îndemn să testezi câteva dintre exemplele de mai sus și, dacă metoda dă roade, poate o vei adopta și aplica unor proiecte reale.


Alexandra Coţe – Content Marketer @Paymo alexandra-c

Digital marketer, pasionată de growth hacking și inbound marketing, specializată în content marketing și social media, iubește un cuvânt bine ales, detaliile și ideile îndrăznețe.