În Tips & Tricks

Mic ghid pentru organizarea și desfășurarea de videoconferințe

video-conference

Când avem ședință pe Skype? Hai să discutăm pe Hangouts!?” Indiferent de domeniul de activitate, sunt din ce în ce mai frecvente situațiile în care colectivul este dispersat în mai multe colțuri ale țării sau chiar ale lumii. Așa că cea mai bună soluție de comunicare internă rămâne organizarea de videoconferințe.

Dar în ce context este bine să apelăm la acest mijloc de comunicare și în ce situații este impropriu? Întrebare cu un răspuns destul de variabil, în funcție de tematica și importanța întâlnirii respective. Totuși, am încercat să alcătuim o listă cu cele mai des întâlnite situații în care este recomandat să utilizăm videoconferința și câteva situații pe care ar trebui să le evităm.

Când putem organiza videoconferințe?

1. Discuții one-to-one

Există situații destul de serioase încât să necesite o discuție cu CEO-ul, dar nu suficient de grave încât acesta să se deplaseze pentru asta. În aceste cazuri, videoconferințele sunt instrumentul ideal pentru rezolvarea unor probleme sau luarea unor decizii.

2. Întâlniri de departament sau ale echipelor de proiect

Este recomandat să apelați la videoconferințe dacă faceți parte dintr-o organizație cu personal dispersat din punct de vedere geografic sau în care călătoriile în interes de serviciu sunt la ordinea zilei. Există numeroase situații în care cineva nu poate participa fizic la o întâlnire (este plecat la o conferință, se întâlnește cu un client într-o altă locație etc.), dar asta nu înseamnă că trebuie să amânăm ședințe sau update-uri de pe departament sau proiect. Astfel, videoconferințele ne ajută să fim la curent cu tot ce se întâmplă, pentru a putea reacționa și planifica eficient activitățile viitoare.

3. Live streaming-ul evenimentelor

În funcție de caracteristicile publicului vostru țintă, câteodată chiar este indicat să transmiteți live un eveniment organizat de voi. Fie că e vorba de o conferință, un training, fie o prezentare de vânzări, există numeroase argumente pentru care este bine să transmiteți live evenimentul: informarea publicului intern al organizației voastre, încurajarea viralității evenimentului, afișarea transparenței și deschiderii către angajați, promovarea valorilor companiei etc.

4. Interviuri

Nu în ultimul rând, puteți organiza o videconferință și pentru desfășuraea unor interviuri de angajare. Pot fi interviuri individuale sau chiar de grup, dacă o astfel de formulă este mai eficientă pentru evaluarea candidaților. În acest fel, veți economisi timp și veți avea o imagine completă asupra candidaților și competențelor acestora.

Când nu sunt recomandate videoconferințele?

1. Întâlniri de vânzări

Nu este indicat să folosiți acest mijloc de comunicare în cazul întâlirilor de vînzări, întrucât vă poate afecta relația cu clientul pe care doriți să-l convingeți să colaboreze cu voi. De ce? Poate considera că nu îi acordați destulă importanță lui și business-ului său, dacă nu vă puteți face timp să vă prezentați în persoană la întâlnire. După ce ați negociat și stabilit deja termenii unei colaborări, bineînțeles că puteți să discutați prin videoconferințe. Însă pentru primele contacte, întâlnirile față în față vă oferă un feedback mult mai valoros și vă dau șansa să reacționați pe măsură.

2. Discuțiile delicate

Există anumite subiecte pe care nu e recomandat să le abordați în cadrul unor videoconferințe. O concediere, înaintarea unei demisii sau comunicarea unei situații delicate survenite spontan, toate acestea sunt discuții pe care, pe cât posibil, e bine să le purtați personal.

Pregătirea unei videoconferințe

Există câteva aspecte esențiale pe care trebuie să le luați în considerare atunci când vă pregătiți pentru o videoconferință. Chiar dacă unele dintre ele poate vi se par banale, s-ar putea să vă scape din vedere, tocmai pentru că nu sunt lucruri ieșite din comun. Iată o listă cu cei mai importanți pași pe care e bine să îi urmați în pregătirea video conferinței:

Setarea echipamentului

Acest lucru vă ajută să evitați o surpirză neplăcută. Verificați înainte dedacă toate gadget-urile și programele îți funcționează în parametri normali. În cazul în care folosiși un PC, asigurați-vă că ați poziționat camera într-un loc cât mai potrivit, care să simuleze vizualizarea și unghiul de privire al unui interlocutor din fața voastră.

Poziționarea pe ecran

Acesta este de asemenea un aspect important. Imaginea pe care o vor vizualiza interlocutorii trebuie să fie cât mai apropiată de condițiile unui dialog real. Astfel, evitați să fiți prea aproape de cameră (spre exemplu, să vi se vadă doar fața) sau prea departe. Cadrul ideal ar trebui să cuprindă jumătatea superioară a corpului, până la bust.

Alegerea fundalului

Este recomandat să aveți un fundal neutru și să evitați îndreptarea camerei spre o fereastră sau altă sursă de lumină, deoarece camera va tinde să regleze automat nivelul de lumină al cadrului, creând un constrast foarte mare. De asemenea, dacă participați la videoconferință de acasa sau dintr-o cameră de hotel, este indicat să alegeți tot un loc cu un fundal neutru, precum un perete gol.

Efectuarea unui apel de test

Revenind la echipament, chiar dacă în trecut nu ați avut probleme tehnice, verificați întotdeauna dacă vă funcționează camera, microfonul și conexiunea la internet prin realizarea unui apel de test. Acest lucru vă ajută să ajustați din timp anumite aspecte tehnice, micșorând riscul întreruperii bruște a conversației.

Țineți cont de fusul orar al interlocutorilor

Este important să verificați diferența de fus orar între cei care participă la discuții și să găsiți momentul cel mai potrivit pentru toate părțile implicate.

Reguli de conduită

Ca și în cazul întâlnirilor reale, și în ceea ce privește videoconferințele trebuie să avem în vedere anumite reguli de conduită.

Vorbirea la microfon

Nu uitați că microfonul este un instrument foarte sensibil, special creat pentru a capta și amplifica sunetul, așa că nu este nevoie să țipați sau să ridicați tonul pentru a fi auziți. Vorbiți normal, interlocutorii vă vor auzi ca și când ați fi în aceeași încăpere. De asemenea, folosiți butonul „Mute” pentru momentele în care nu spuneți nimic. Acest lucru ajută la eliminarea zgomotului de fundal, mai ales când videoconferința are mai mulți participanți.

Deconectați-vă de la surse de distragere a atenției

Cum ar fi, spre exemplu, telefonul mobil. Participarea la o videoconferință nu vă face cu nimic mai puțin implicați decât dacă ați fi prezenți la discuție în carne și oase. Drept urmare, închideți-vă telefoanele mobile sau activați modul silențios.

Anunțați în prealabil ordinea de zi

Stabiliți agenda videoconferinței și distribuiți-o din timp celorlalți participanți, pentru ca aceștia să se poată pregăti cu informațiile și materialele necesare. De asemenea, dacă nu sunt situații de urgență, anunțați-vă colegii data și ora videoconferinței cu măcar o săptămână înainte ca aceasta să aibă loc.

Nu neglijați limbajul corpului

Nu uitați că sunteți în lumina reflectoarelor pe tot parcursul video conferinței, așa că aveți grijă la gesturile, mimica și expresiile voastre. Stați relaxați, priviți interlocutorul atunci când vorbește și comportați-vă ca la orice întâlnire față în față. Iar atunci când vorbiți, priviți camera, nu ecranul monitorului.

Îmbrăcămintea

Un aspect deseori neglijat când vine vorba de videoconferințe, îmbrăcămintea poate juca un rol important în buna desfășurare a acestora. Cel mai important aspect: evitați dungile! În mediul digital, acestea pot forma un model moiré, care poate fi foarte obositor sau poate da un sentiment de amețeală celor care vă privesc. De aceea, sunt indicate hainele de o singură culoare, în nuanțe nici prea deschise, nici prea închise, pentru a evita un constrast neplăcut.

Programe care facilitează desfășurarea de videoconferințe

Iată câteva programe utile și ușor de folosit, cu ajutorul cărora puteți realiza videoconferințe:

Skype

Skype este aproape sinonim cu organizarea de videoconferințe în interes de serviciu. Crearea contului este gratuită, fiind disponibile fără plată următoarele opțiuni: apelarea vocală sau video a unui contact, realizarea unei conferințe cu un grup de contacte – doar voce, trimiterea de mesaje și distribuirea de fișiere prin intermediul chat-ului.

Contra cost, Skype mai oferă câteva opțiuni suplimentare, cum ar fi: apelarea unui număr de telefon mobil sau fix la nivel internațional, trimiterea de mesaje scrise pe telefonul mobil sau realizarea unei videoconferințe cu un grup de persoane, maximul fiind de 10 participanți.

Mai multe detalii despre caracteristicile opțiunilor puse la dispoziție de Skype, cum ar fi informații despre modalitatea de apelare a liniilor telefonice, trimiterea de mesaje vocale sau distribuirea ecranului persoanelor cu care vă aflați în conferință, puteți găsi pe pagina lor oficială. Important de menționat este faptul că Skype funcționează pe mai multe dispozitive – computer, tabletă, telefon – având o interfață simplă și ușor de folosit.

Google Hangouts

Deși este mai nou decât Skype, Google Hangouts este deja popular în mediul business. Acesta oferă mai multe servicii gratuite, ceea ce a determinat foarte mulți utilizatori să se îndrepte către această aplicație. Mai mult, avantajul oferit de Hangouts este că, fiind un produs Google, se pot găsi cu ușurință contactele pe care vreți să le contactați, prin asocierea contului de Google+ și Gmail cu aplicația Hangouts.

Opțiunea realizării unei videoconferințe cu o persoană sau cu un grup este gratuită, limita grupului fiind tot de 10 persoane. Și în cazul Hangouts, este disponibilă apelarea unui număr de telefon mobil sau fix, apelurile către SUA și Canada fiind gratuite, iar pentru restul țărilor percepându-se costuri suplimentare.

Hangouts On Air este o opțiune gratutită de live streaming, care lipsește de la Skype, oferind posibilitatea utilizatorilor săi de a transmite live un eveniment, în format video. Mai mult, după terminarea transmisiei, puteți distribui înregistrarea prin contul de Google+ sau Youtube, pentru a da posibilitatea de a continua discuția sau de a comenta evenimentul înregistrat.

La fel ca Skype, Google Hangouts este disponibil pe mai multe dispozitive, putând fi utilizat de pe computer, tabletă sau telefon (atât pentru sisteme iOS cât și Android). Puteți descărca aplicația pentru device-ul potrivit de aici.

***

Sperăm să vă fie util acest mic ghid pentru organizarea de videoconferințe. Dacă mai cunoașteți alte programe interesante care facilitează această opțiune, le puteți lăsa în comentarii.

Sursă foto: Shutterstock