În Tips & Tricks

Organizarea de evenimente, activitate de bază în PR

event organizing

Dacă ar fi să identificăm acea activitate de relații publice care a trecut cu brio testul timpului și al evoluției tehnologice, ne-am putea opri fără ezitare la organizarea de evenimente. Indiferent dacă răspundeți de promovarea unei persoane publice sau a unei organizații, evenimentul rămâne unul dintre cele mai eficiente instrumente care vă stau la dispoziție.

Cuprins:

Avantajele organizării de evenimente în scopul promovării
Etape în planificarea unui eveniment
1. Stabilirea obiectivelor
2. Stabilirea publicului țintă
3. Alegerea tipului de eveniment pe care vreți să îl organizați
4. Alegerea conceptului evenimentului
5. Stabilirea spațiului și momentului pentru desfășurarea evenimentului
6. Stabilirea programului evenimentului
7. Stabilirea indicatorilor de performanță
8. Alegerea canalelor de promovare

 
Definiția din DEX explică evenimentul ca fiind o „întâmplare importantă, fapt de mare însemnătate”. În relațiile publice însă, nu este absolut necesar ca evenimentul în sine să fie nemaipomenit, contează în schimb să știți cum să îl ambalați. Astfel, o întâmplare aparent banală, precum o aniversare sau un proces de recrutare, dacă este abordată original și inventiv, poate egala sau chiar întrece în percepția publicului un eveniment mai important ca și conținut, dar livrat într-o formă necorespunzătoare.

.

Avantajele organizării de evenimente în scopul promovării

Înainte să trecem la detalii privind planificarea și organizarea de evenimente, să vedem la ce vă poate ajuta evenimentul, ca instrument de relații publice.

1. Evenimentele creează o relație personală cu publicul

Fie că organizați un eveniment adresat angajaților sau unul dedicat publicului larg, acesta va presupune un contact direct între cei care participă la eveniment și organizația pe care o reprezentați.

Brandului îi este atribuită o față umană, fapt care  influențează pozitiv felul în care va fi perceput de public. Acest lucru este valabil chiar și pentru mai recentele evenimente desfășurate strict online, cu ajutorul unor tehnici precum live streaming, live chatting pe canale dedicate evenimentului ș.am.d.

2. Brandul va fi vedeta evenimentului

Un alt mare avantaj al evenimentelor folosite ca instrument de promovare este că direcționează toată lumina reflectoarelor către brandul promovat. De la elementele de decor, la atmosfera și programul evenimentului, toate vor fi impregnate, într-o măsură mai mică sau mai mare, cu simboluri care țin de identitatea brandului respectiv.

Vizibilitatea câștigată nu va crește deci doar cantitativ, ci și calitativ, deoarece veți putea alege cu precizie maximă ce aspecte ale imaginii de brand să integrați în eveniment și ce să lăsați pe dinafară, ce valori să exploatați și în ce manieră.

3. Evenimentele vă permit un control total asupra mesajelor emise

Ca orice gazdă a unui eveniment, aveți control absolut asupra a tot ce se întâmplă în cadrul acestuia. Voi veți hotărî conceptul din spatele evenimentului, execuția sa creativă, decorul, programul artistic și mesajele emise. Cu alte cuvinte, voi veți da tonul atmosferei din cadrul evenimentului și veți decide modalitatea în care doriți să fie receptat.

Voi veți alege când să vorbiți și ce să spuneți, iar invitații vor juca după regulile voastre. De aceea este foarte important ca acestea să fie stabilite cu foarte multă grijă. Sunt puține ocazii în care aveți un control la fel de mare asupra mesajelor voastre ca în cazul evenimentelor, așa că este păcat să nu le exploatați la maxim.

.

Etape în planificarea unui eveniment

Deși evenimentele par a fi simplu de organizat, este foarte important să nu le tratați cu superficialitate și să nu le organizați intuitiv, după ureche, dacă vreți să fie eficiente.

Orice eveniment trebuie să aibă în spate o planificare atentă, pentru că un singur detaliu neluat în seamă poate transforma un eveniment reușit într-un dezastru cu consecințe pe termen lung.

.

1. Stabilirea obiectivelor

Ca și în cazul planificării unei campanii ample de comunicare, primul lucru care trebuie făcut este stabilirea obiectivelor care se vor a fi atinse prin intermediul evenimentului repectiv. Adică ce reacții vreți să obțineți și de la cine. Există mai multe obiective pe care le puteți realiza prin organizarea unui eveniment, voi aminti mai jos doar câteva mai des întâlnite:

  • Anunțarea cu fast, într-un cadru personal, a unei informații importante (lansarea unui nou produs, extinderea companiei, un moment important în viața liderului companiei etc.);
  • Crearea unei legături strânse cu publicul (poate fi vorba despre un eveniment de divertisment adresat publicului larg – concert, concurs – sau unui eveniment adresat publicului intern – teambuilding, petrecere privată);
  • Creșterea vizibilității brandului;
  • Îmbunătățirea relațiilor cu presa (prin organizarea de evenimente dedicate exclusiv persoanelor din mass-media – testări în premieră ale produselor, vizitarea unui nou sediu de firmă etc.);
  • Atragerea unor publicuri noi;
  • Îmbunătățirea imaginii companiei (evenimentele pot fi instrumente eficiente și în gestionarea comunicării post-criză);
  • Informarea/educarea publicurilor cu privire la anumite produse, procese, schimbări (seminarii, mese rotunde, workshopuri).

.

2. Stabilirea publicului țintă

Persoanele de la care vreți să obțineți reacțiile menționate în obiective reprezintă publicul vostru țintă. În cazul unui eveniment, publicul nu îl reprezintă în mod necesar doar acei oameni care participă efectiv la acesta, ci pot fi, după caz, și cei care aud despre eveniment, îl promovează, îl boicotează ș.a.m.d. Oricare ar fi situația, trebuie să cunoașteți foarte bine fiecare grup căruia vă adresați și felul în care vă poate afecta atingerea obiectivelor.

.

3. Alegerea tipului de eveniment pe care vreți să îl organizați

Așa cum spuneam în introducere, nu trebuie să așteptăm să ni se întâmple lucruri extraordinare pentru a putea organiza un eveniment atrăgător pentru public. Putem pune în scenă un eveniment reușit și dacă nu avem de comunicat o informație de importanță majoră. Tipul evenimentului pe care îl veți organiza va depinde în primul rând de obiectivele pe care vreți să le realizați, de publicul căruia vă adresați și de bugetul pe care îl aveți la dispoziție.

Astfel, în funcție de acești trei factori, veți decide mai întâi dacă veți merge pe varianta unui eveniment offline – unde gazda și invitații au un contact direct, față în față, aflându-se în același spațiu fizic – sau un eveniment online, unde interacțiunea se va face prin intermediul unei conexiuni la internet. Așa cum probabil intuiți, evenimentele din prima categorie sunt mai costisitoare și mai dificil de organizat din punct de vedere logistic, în vreme ce evenimentele din cea de-a doua categorie necesită o investiție mai mică de timp și resurse.

Din categoria evenimentelor offline, cele mai populare sunt următoarele:

  • Evenimente de divertisment: concerte, concursuri, competiții sportive, petreceri private, spectacole de teatru/magie;
  • Evenimente tip anunț: lansări de produs, conferințe de presă;
  • Evenimente de informare/educare: seminarii, traininguri, workshopuri, mese rotunde, dezbateri publice.

Din categoria evenimentelor online, cele mai întâlnite variante sunt următoarele:

  • Webinars (discuții educative pe anumite subiecte, de obicei interactive, transmise în real-time, cu o durată medie de 30-60 de minute)
  • Evenimente de tipul live streaming (evenimente care au loc și offline, dar sunt disponibile și celor care nu sunt prezenți fizic acolo prin transmisiunea live de la fața locului și posibilitatea interacțiunii via chat)

.

4. Alegerea conceptului evenimentului

Ca și în cazul conceptului unei campanii, evenimentul pe care îl organizați trebuie să aibă o identitate aparte, care să îl diferențieze din noianul de evenimente similare. Conceptul unui eveniment trebuie să aibă elemente comune cu identitatea brandului și să împărtășească aceleași valori cu acesta.

Mai mult decât atât, conceptul unui eveniment trebuie să se regăsească în toate detaliile organizării, de la decor și muzică, la vestimentație și atmosferă. Fiți creativi și inovativi și încercați pe cât posibil să evitați clișeele.

.

5. Stabilirea spațiului și momentului pentru desfășurarea evenimentului

Odată ce ați stabilit conceptul evenimentului, obiectivele și publicul avut în vedere, alegerea locului de desfășurare va fi destul de ușoară. Spațiul trebuie să fie potrivit pentru atmosfera pe care vreți să o obțineți și să contribuie la atingerea obiectivelor. Nu alegeți un local întunecos, cu scaune incomode pentru un training, ori o sală de ședințe pentru un spectacol de magie. Pare firesc, dar greșeli de genul acesta se comit mai frecvent decât vă imaginați.

Același lucru e valabil și pentru momentul de începere a evenimentului și durata acestuia. Calculați foarte bine timpii pentru fiecare moment al evenimentului vostru, astfel încât să nu plictisiți și să nu dați nici oamenii afară când le e lumea mai dragă. Programul evenimentului trebuie planificat la minut, astfel încât să nu existe timpi morți și pauze de liniște stânjenitoare.

.

6. Stabilirea programului evenimentului

Indiferent că este vorba despre o petrecere privată sau de un webinar, voi va trebui să știți exact ce se va întâmpla în fiecare moment al evenimentului. Care sunt invitații, care sunt speakerii, care sunt reprezentanții presei și ce rol are fiecare dintre aceștia în cadrul evenimentului. Programul ales va depinde de natura evenimentului și obiectivele acestuia.

Momentele unui eveniment trebuie să fie coerente și să se lege armonios, astfel încât experiența de ansamblu a participanților să fie una plăcută. Evenimentele nu trebuie să năucească și să creeze confuzii, ci trebuie să încânte și să seducă.

Chiar și în cazul în care evenimentul organizat de voi este unul informal, cu un program lejer, lejeritatea trebuie să fie resimțită doar de invitați și nu să semnifice lipsă de organizare. Cu alte cuvinte, chiar și pauzele lungi de networking trebuie planificate.

.

7. Stabilirea indicatorilor de performanță

Nu începeți munca de organizare a unui eveniment până nu știți ce o să măsurați la final. În funcție de obiectivele stabilite, trebuie să vedeți ce elemente vă vor arăta măsura în care ați atins sau nu respectivul obiectiv. Poate fi vorba despre numărul de participanți la eveniment, despre cantitatea și calitatea aparițiilor în mass media sau despre atitudinea publicului față de brandul promovat.

.

8. Alegerea canalelor de promovare

Odată ce ați trecut prin toate etapele de mai sus, rămâne de văzut cum o să promovați evenimentul vostru. Din nou, alegerea canalelor de difuzare a mesajelor va depinde de obiective și de publicul țintă.

Ca regulă generală, dacă este vorba despre un eveniment dedicat publicului larg, comunicarea trebuie să se facă atât ante și post-eveniment, cât și în timpul acestuia. Profitați de tehnologiile existente și exploatați-le beneficiile la maxim. Evenimentele sunt prin excelență sociale, deci nu ezitați să interacționați cu publicul vostru, fie că o faceți printr-un simplu album cu poze publicat pe Facebook, un hashtag al evenimentului pe Twitter sau o aplicație de mobil dedicată evenimentului.